Рекомендації виконавцям

Вітання командам закладів вищої освіти України від Національного Еразмус+ офісу в Україні з перемогою у потужному конкурсі з високою конкуренцією з колегами з усього світу! Бажаємо щоб ці проекти мали вагомий вплив на розвиток університету, його інтернаціоналізації, зростання його конкурентоспроможності та популяризації Європейських студій в Україні!

Для успішної реалізації проектів пропонуємо наступні РЕКОМЕНДАЦІЇ:

- підтримувати постійний зв’язок з Project Officer EACEA щодо уточнення деталей, надсилання та підписання грантової угоди та весь період реалізації проекту з будь яких питань (уточнити чи можливо отримати електронну версію угоди (для того, щоб швидше почати переклад угоди українською мовою);

- уточнити у Project Officer EACEA щодо можливості фінансування участі представника проекту в зустрічі проектних команд в Брюсселі з коштів гранту;

- поінформувати керівництво про перемогу і важливість підтримки запровадження проекту на принципах доброчесності, неприбутковості, цільового використання коштів і можливості співфінансування, забезпечення високої якості матеріалів та їх інституціалізації (запровадження в освітній процес), подальшого використання та забезпечення стійкості результатів. Обговорити на запровадження яких напрямів Стратегії розвитку ЗВО працюватимуть результати проекту та які зміни відбудуться.

- перевірити статус університету/ організації на Порталі Учасників (Participant Portal). Для університету важливо мати статус - VALIDATED до моменту підписання Грантової угоди (Європейська Комісія має право виключити з партнерства, або взагалі не підписати Грантову угоду і профінансувати інший проект). Для інформації ознайомтеся з посиланням.

- вивчити інструкції щодо управління проектом за посиланням

- підготувати короткий опис проекту українською мовою і статті витрат передбачені проектом, провести зустріч із керівництвом закладу та фінансово-економічного відділу, про необхідність підписання грантової угоди, надходження коштів на валютний рахунок університету та їх цільове використання на виконання завдань проекту, розподіл відповідальності тощо. Обговорити попередні дати офіційного відкриття-презентацію проекту в університеті та подальшого поширення інформації та залучення працівників і студентів (веб-сайт ЗВО, місцеве телебачення, радіо тощо).

- не чекайте оригінал підписаної Грантової угоди, готуйте переклад для банку українською мовою, та попросіть щоб ЕАСЕА надіслали скановану копію підписаної сторінки договору, бо кошти можуть надійти дуже швидко і у разі відсутності перекладу Грантової угоди, банк може відправити кошти назад.

- для залучення необхідних працівників та підрозділів до реалізації проекту, підготувати та підписати службову записку щодо створення робочої групи та необхідних кроків реалізації проекту (Наказ керівника).

- підготувати внутрішній кошторис на виконання завдань та досягнення цілей проекту та обговорити його з керівником фінансово-економічного відділу на предмет необхідної документації, звітності тощо.

- під час реалізації проекту у разі виникнення сумнівів завжди консультуватись з Project Officer EACEA. Важливо пам’ятати, якщо виникає необхідність в змінах до проектної заявки, то їх спочатку потрібно узгодити і отримати підтвердження від ЕАСЕА та тільки потім запроваджувати. Керівник ЗВО спільно з керівником проекту несе повну відповідальність за якість та повноту запровадження завдань проекту і зобов’язань відповідно до Грантової угоди.

- підготувати переклад Грантової угоди українською мовою. (Приклад Грантової угоди англійською мовою). Орієнтовний шаблон перекладу грантової угоди можна знайти за посиланням - текст «Переклад шаблону Грантової Угоди.  Шаблон Грантової угоди для проектів - переклад українською мовою.

- для підтвердження офіційного статусу проекту в Україні, отримати підтримку Міністерства освіти і науки України та застосувати пільги щодо звільнення від продажу валютних коштів, ПДВ, митних та інших зборів необхідно якомога швидше пройти державну реєстрацію проекту в Секретаріаті Кабінету Міністрів України - Постанова КМУ №153 (рекомендовано написати в ЕАСЕА щоб затримали надсилання коштів гранту до повідомлення про отримання реєстраційної картки проекту). Відеопрезентація щодо реєстрації проєктів в Секретаріаті Кабінету Міністрів України (за посиланням тут).

- вивчити інструкції щодо реєстрації проектів та підготувати необхідний пакет у свіпраці  з НЕО в Україні, які знаходяться за посиланням.

- перед надходженням коштів, повідомити банк, де розміщено валютний рахунок в Євро ЗВО про те, що це кошти проекту міжнародної співпраці з ЄС, що звільнені від обов’язкового продажу валютних коштів на основі Міжнародного договору – Рамкової угоди, яка ратифікована Верховною Радою України Законом № 360-VI ( 360-17 ) від 03.09.2008 (приклад листа для банку).

- обговорити і запровадити механізми забезпечення якості матеріалів та їх розміщення у відкритому доступі на основі відкритої ліцензії на порталі результатів проектів ЄС: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/

- відповідно до умов Грантової угоди, дотримуватись правил поширення інформації та візуалізації (visibility rules: Visibility of projects, logo and special phrase.) Наприклад, на сайтах, слайдах презентацій, промоційних матеріалах, банерах, розроблених матеріалах навчально-методичного комплексу тощо. У разі відсутності логотипу та відповідної фрази наведених нижче, можуть бути застосовані штрафні санкції у вигляді зменшення гранту. Обов’язковий логотип включає прапор ЄС та фразу - Co-funded by the Erasmus+ Programme of the European Union. Обов’язкова фраза: «This project has been funded with support from the European Commission. This publication [communication] reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein». Інші варіації не застосовуються.

- виготовити (рекомендуємо) банер проекту з завданнями та очікуваними результатами та розмістити на видному місці в ЗВО тощо. Під час заходів не забувати про прапорці ЄС та України (можна взяти в НЕО).

- звертатись до команди Національного Еразмус+ офісу в Україні за консультаціями щодо підготовки документації для реєстрації проекту. Нове - Відеопрезентація щодо реєстрації проєктів в Секретаріаті Кабінету Міністрів України (за посиланням тут).

*Щодо окремих питань після підтримки проекту: проектного циклу, способів оплати, положень грантової угоди, публічності, перевірки, захисту інформації, відкритого доступу, відкритої ліцензії тощо – читайте розділи «Що відбувається, коли проектна заявка буде рекомендована до фінансування?» частини С Керівництва до Програми Еразмус+ (Erasmus+ Programme Guide) за посиланнями: англійською мовою 2020 та  оновлюється переклад українською мовою

КОРИСНІ МАТЕРІАЛИ:

Нове 2020 р.- Відеопрезентація для виконавців проєктів - прослухати за посиланням тут

Нове 2020 р.- Відеопрезентація щодо обставин непереборної сили пов'язаних з пандемією Коронавірусу COVID-19 - прослухати за посиланням тут

Реалізація проектів та управління коштами програми Жан Моне - презентація 2019 р. тут

Реалізація проектів та управління коштами програми Жан Моне - презентація 2018 р. тут

Специфіка запровадження проектів Жана Моне тут (укр.мовою на основі матеріалів англійською мовою, включають практичні поради від виконавців поточних проектів щодо складання кошторису тощо)

Управління проектом Жана Моне (англійською мовою від ЕАСЕА 2017 р.)