Рекомендації виконавцям

Вітання командам закладів вищої освіти України від Національного Еразмус+ офісу в Україні з перемогою у потужному конкурсі з високою конкуренцією з колегами з усього світу! Бажаємо щоб ці проєкти мали вагомий вплив на розвиток університету, його інтернаціоналізації, зростання його конкурентоспроможності та популяризації Європейських студій в Україні!

Для успішної реалізації проєктів пропонуємо наступні РЕКОМЕНДАЦІЇ:

- обов'язково переглянути відеозапис Facebook - вебінару та всі матеріали щодо перших кроків впровадження проєктів Жан Моне (за посиланням тут)

- обов'язково переглянути відеозапис семінару для проєктів-переможців конкурсу 2020 р. як успішно впроваджувати проєкт - за посиланням тут.

- обов'язково ознайомитись з матеріалами зустрічі EACEA з коорднаторами проєктів он-лайн в Брюсселі - за посиланням тут.

- обов'язково інформувати EACEA Project Officer про виклики COVID-19  та пропонувати шляхи їх вирішення, постійно знайомитись з оновленням інформації на вебсайті Програми ЄС Еразмус+ щодо подолання викликів пандемії COVID-19 (Q&A) - за посиланням тут.

- підтримувати постійний зв’язок з Project Officer EACEA щодо уточнення деталей, надсилання та підписання грантової угоди та весь період реалізації проєкту з будь яких питань (уточнити чи можливо отримати електронну версію угоди (для того, щоб швидше почати переклад угоди українською мовою);

- уточнити у Project Officer EACEA щодо можливості фінансування участі представника проекту в зустрічі проектних команд в Брюсселі з коштів гранту;

- поінформувати керівництво про перемогу і важливість підтримки запровадження проєкту на принципах доброчесності, неприбутковості, цільового використання коштів і можливості співфінансування, забезпечення високої якості матеріалів та їх інституціалізації (запровадження в освітній процес), подальшого використання та забезпечення стійкості результатів. Обговорити на запровадження яких напрямів Стратегії розвитку ЗВО працюватимуть результати проекту та які зміни відбудуться.

- перевірити статус університету/ організації на Порталі Учасників (Participant Portal). Для університету важливо мати статус - VALIDATED до моменту підписання Грантової угоди (Європейська Комісія має право виключити з партнерства, або взагалі не підписати Грантову угоду і профінансувати інший проект). Для інформації ознайомтеся з посиланням.

- вивчити інструкції щодо управління проектом за посиланням

- підготувати короткий опис проекту українською мовою і статті витрат передбачені проектом, провести зустріч із керівництвом закладу та фінансово-економічного відділу, про необхідність підписання грантової угоди, надходження коштів на валютний рахунок університету та їх цільове використання на виконання завдань проекту, розподіл відповідальності тощо. Обговорити попередні дати офіційного відкриття-презентацію проекту в університеті та подальшого поширення інформації та залучення працівників і студентів (веб-сайт ЗВО, місцеве телебачення, радіо тощо).

- не чекайте оригінал підписаної Грантової угоди, готуйте переклад для банку українською мовою, та попросіть щоб ЕАСЕА надіслали скановану копію підписаної сторінки договору, бо кошти можуть надійти дуже швидко і у разі відсутності перекладу Грантової угоди, банк може відправити кошти назад.

- для залучення необхідних працівників та підрозділів до реалізації проєкту, підготувати та підписати службову записку щодо створення робочої групи та необхідних кроків реалізації проекту (Наказ керівника).

- підготувати внутрішній кошторис на виконання завдань та досягнення цілей проєкту та обговорити його з керівником фінансово-економічного відділу на предмет необхідної документації, звітності тощо.

- під час реалізації проекту у разі виникнення сумнівів завжди консультуватись з Project Officer EACEA. Важливо пам’ятати, якщо виникає необхідність в змінах до проєктної заявки, то їх спочатку потрібно узгодити і отримати підтвердження від ЕАСЕА та тільки потім запроваджувати. Керівник ЗВО спільно з керівником проекту несе повну відповідальність за якість та повноту запровадження завдань проекту і зобов’язань відповідно до Грантової угоди.

- підготувати переклад Грантової угоди українською мовою. (Приклад Грантової угоди англійською мовою). Орієнтовний шаблон перекладу грантової угоди можна знайти за посиланням - текст «Переклад шаблону Грантової Угоди.  Шаблон Грантової угоди для проектів - переклад українською мовою.

- для підтвердження офіційного статусу проекту в Україні, отримати підтримку Міністерства освіти і науки України та застосувати пільги щодо звільнення від продажу валютних коштів, ПДВ, митних та інших зборів необхідно якомога швидше пройти державну реєстрацію проекту в Секретаріаті Кабінету Міністрів України - Постанова КМУ №153 (рекомендовано написати в ЕАСЕА щоб затримали надсилання коштів гранту до повідомлення про отримання реєстраційної картки проекту). Відеопрезентація щодо реєстрації проєктів в Секретаріаті Кабінету Міністрів України (за посиланням тут).

- вивчити інструкції щодо реєстрації проектів та підготувати необхідний пакет у свіпраці  з НЕО в Україні, які знаходяться за посиланням.

- перед надходженням коштів, повідомити банк, де розміщено валютний рахунок в Євро ЗВО про те, що це кошти проекту міжнародної співпраці з ЄС. Звертаємо увагу, що вже немає обовязкового продажу валютних кошт, проте в будь якому випадку всі проєктні кошти звільнені від обов’язкового продажу валютних коштів - пільги для проєктів МТД (в картці реєстрації вказується Міжнародний договір – Рамкова угода, яка ратифікована Верховною Радою України Законом № 360-VI ( 360-17 ) від 03.09.2008 (якщо застосовується - приклад листа для банку).

- обговорити і запровадити механізми забезпечення якості матеріалів та їх розміщення у відкритому доступі на основі відкритої ліцензії на порталі результатів проектів ЄС: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/

- слідкувати за повним, своєчасним, точним і якісним виконанням зобов'язань за проєктом та результатів, інакше можуть бути застосовані штрафні санкції у вигляді зменшення ставок виплат аж до 75%.

- відповідно до умов Грантової угоди, дотримуватись правил поширення інформації та візуалізації (visibility rules: Visibility of projects, logo and special phrase.) Наприклад, на сайтах, слайдах презентацій, промоційних матеріалах, банерах, розроблених матеріалах навчально-методичного комплексу тощо. У разі відсутності логотипу та відповідної фрази наведених нижче, можуть бути застосовані штрафні санкції у вигляді зменшення гранту. Обов’язковий логотип включає прапор ЄС та фразу - with the Support of the Erasmus+ Programme of the European Union. Обов’язкова фраза: «This project has been funded with support from the European Commission. This publication [communication] reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein». Інші варіації не застосовуються.

- виготовити (рекомендуємо) банер проєкту з завданнями та очікуваними результатами та розмістити на видному місці в ЗВО тощо. Під час заходів не забувати про прапорці ЄС та України (можна взяти в НЕО).

- звертатись до команди Національного Еразмус+ офісу в Україні за консультаціями щодо підготовки документації для реєстрації проєкту. Нове - Відеопрезентація щодо реєстрації проєктів в Секретаріаті Кабінету Міністрів України (за посиланням тут).

*Щодо окремих питань після підтримки проекту: проєктного циклу, способів оплати, положень грантової угоди, публічності, перевірки, захисту інформації, відкритого доступу, відкритої ліцензії тощо – читайте розділи «Що відбувається, коли проєктна заявка буде рекомендована до фінансування?» частини С Керівництва до Програми Еразмус+ (Erasmus+ Programme Guide) за посиланнями: англійською мовою 2020 та  оновлюється переклад українською мовою

КОРИСНІ МАТЕРІАЛИ:

Нове 2020 презентація для виконавців 2020 p.: Петро Крайнік, Ірина Сікорська, команда НЕО&HERE - за посиланням тут.

Нове для проєктів 2020 р.- Відеопрезентація для виконавців проєктів - прослухати за посиланням тут

Нове 2020 р.- Відеопрезентація щодо обставин непереборної сили пов'язаних з пандемією Коронавірусу COVID-19 - прослухати за посиланням тут

Для проєктів 2019 р. - Реалізація проектів та управління коштами програми Жан Моне - презентація 2019 р. тут

Для проєктів 2018 р. - Реалізація проектів та управління коштами програми Жан Моне - презентація 2018 р. тут

Для проєктів 2017 р. - Специфіка запровадження проектів Жана Моне тут (укр.мовою на основі матеріалів англійською мовою, включають практичні поради від виконавців поточних проектів щодо складання кошторису тощо)

Управління проектом Жана Моне (англійською мовою від ЕАСЕА 2017 р.)

Фінансовий менеджмент проектів Жана Моне тут (англійською мовою від ЕАСЕА 2017 р.)

Презентація: Петро Крайнік, Ірина Сікорська, команда НЕО&HERE - за посиланням тут.

Обов'язкове ознайомлення з матеріалами зустрічі EACEA з коорднаторами проєктів он-лайн в Брюсселі - за посиланням тут.