Інструкції - рекомендації для вищих навчальних закладів - партнерів проектів Темпус IV щодо запровадження проектів
Шановні виконавці проектів програми Темпус в Україні, до Вашої уваги корисна інформація щодо реалізації проектів програми Темпус IV в Україні, розяснення статтей використання бюджету гранту, підготовлена на основі досвіду виконання проектів ВНЗ України та рамкових інструкцій EACEA, щодо запровадження проектів Темпус IV. Інформація може бути корисною для керівників ВНЗ, національних координаторів проектів, контактних осіб від України, юридичних та відділів бухгалтерії – ВНЗ виконавців (реципієнтів) поточних проектів програми Темпус IV.
Рекомендуємо уважно ознайомитись для запобігання помилок, затримки виконання проектів та роботи з фінансовими, юридичними відділами та різними інспекціями.
Нормативно-правове забезпечення (Legislation)
Кошти проектів програми Темпус (за виключенням спів-фінансування) є коштами Міжнародної технічної допомоги.
Запровадження проектів Європейського Союзу в Україні регулюється Рамковою Угодою.
Рамкова угода між Урядом України і Комісією Європейських Співтовариств, (Рамкову угоду ратифіковано із заявою Законом № 360-VI (360-17) від 03.09.2008 р.) http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/994_76. Рамкова Угода англійською мовою за посиланням:
Так, як існує велика кількість підзаконних нормативно-правових актів, звертаємо увагу щодо того, яким актом слід керуватись у разі суперечності норм підзаконного нормативно-правового акта нормам Закону України. Юридична сила закону як основного джерела права, його місце в системі нормативно-правових актів закріплені в Конституції України ( 254к/96-ВР) див.деталі - http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/v3526323-09.
Грантова Угода з усіма додатками та інструкціями ЕАСЕА – є ключовим документом для запровадження проекту програми Темпус IV. Важливо отримати від грантоотримувача – координатора проекту копію Грантової Угоди з додатками та детально і уважно ознайомитись. Відповідно до Грантової Угоди координатор зобов'язаний надати копію всім членам партнерства. Шаблони угод: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/beneficiaries/beneficiaries_tempus4_en.php
Всі проекти, які фінансуються Європейським Союзом в Україні регулюються відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України Про порядок залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги від 15 лютого 2002 р. N 153 «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги» http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/153-2002-%D0%BF. Процедури описані на сайті НТО в Україні за посиланням: http://www.erasmusplus.org.ua/tempus-iv/instruktsii/193-derzhavna-reiestratsiia-proektiv-yevropeiskoho-soiuzu-v-ukraini-zvilnennia-vid-splaty-pdv-myta.html
Згідно з Постановою №153 та статтями Бюджетного кодексу України використання коштів гранту повинно бути цільовим, тобто кошти мають бути використані виключно на ті заходи, що передбачені в проекті. Заплановані мобільності (відрядження) є частиною проектних заходів в межах міжнародної технічної допомоги і мають реалізовуватись згідно з планом заходів проекту та бюджетом проекту.
П.45 Постанови №153 «Реципієнт веде облік використаних коштів, які надаються в рамках міжнародної технічної допомоги у вигляді фінансових ресурсів (грантів), а бенефіціар за результатами моніторингу згідно з додатком 3 до цього Порядку здійснює нагляд за цільовим використанням міжнародної технічної допомоги». (Реципієнт – вищий навчальний заклад, головний бенефіціар – Міністерство освіти і науки України).
Згідно з Постановою №153 всі проекти кожні півроку повинні подавати звіти головному бенефіціару - МОН України до 10 січня/липня звітного періоду – http://www.erasmusplus.org.ua/tempus-iv/instruktsii/194-obov-iazkove-podannia-kartok-pivrichnoho-monitorynhu-proektiv-shchorichnykh-zvitiv-ta-pidsumkovykh-zvitiv.html
Реєстрація проекту відповідно до 153 Постанови КМУ регулює наступне:
- Проект матиме офіційний статус проекту Міжнародної технічної допомоги ЄС визнаного державою;
- Головний бенефіціар – МОН України буде ознайомлений з проектом і надаватиме підтримку реалізації проекту;
- Фінсаново-економічний відділ організацій зможе регулюватись правилами запровадження проектів МТД на основі Міжурядової Угоди ратифікованої Законом України – Рамкова Угода між Урядом України та Співдружності Європейських держав (статті Бюджетного кодексу, Податкового кодексу, постанов Національного банку, Закону про публічні закупівлі тощо) таким чином застосовуються правила донора відповідно до Грантової Угоди і Партнерської Угоди;
- Кошти звільняються від податку на дохід (20%);
- Кошти звільняються від обов'язкового продажу (65%);
- Закупівля обладнання та послуги по субконтракту звільняються від ПДВ (20%), митних зборів тощо;
- Застосовуються правила донора щодо тендерних процедур.
Наказ Міністерства економіки України від 05.09.2007 р. № 291 «Про затвердження Порядку підтвердження пільг з оподаткування при митному оформленні товарів, які надходять у рамках міжнародних договорів з надання Україні міжнародної технічної допомоги» –http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z1124-07
Статті Бюджетного кодексу України: Розділ І. Глава 1. Стаття 2. Пункт 3; Розділ І. Глава 1. Стаття 4. Пункт 3; Розділ ІІ. Глава 5. Стаття 29.Пункт 2.
ПОСТАНОВА КАБІНЕТУ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ від 2 вересня 2015 р. № 719 щодо Питання власних надходжень державних і комунальних вищих навчальних закладів, наукових установ та закладів культури:http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/719-2015-%D0%BF
Статті Податкового кодексу України (ПКУ): - Відповідно до пп. 136.1.15, 136.1 ст. 136 «…для визначення об’єкта оподаткування не враховуються доходи: кошти або майно, що надходять у вигляді міжнародної технічної допомоги, яка надається відповідно до чинних міжнародних договорів…». - Згідно з п. 3.2 ст. 3 «…якщо міжнародним договором, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені ПКУ, застосовуються правила міжнародного договору…». - Відповідно до п.197.11 ст.197 «…звільняються від оподаткування ПДВ операції із ввезення на митну територію України майна як міжнародної технічної допомоги, яка надається відповідно до міжнародних договорів України…».
Cтаття Закону про здійснення державних закупівель: Стаття 6. Міжнародні зобов’язання України у сфері закупівель, пункт 1. Якщо міжнародним договором України, згоду на обов'язковість якого надано Верховною Радою України, передбачено інший порядок закупівлі, ніж порядок, визначений цим Законом, застосовуються положення міжнародного договору України....
.....Закупівля товарів, робіт і послуг на умовах їх співфінансування в рамках проектів, що реалізуються за рахунок кредитів, позик, зазначених в абзаці першому цієї частини, здійснюється згідно з правилами і процедурами, встановленими відповідними організаціями, а в разі невстановлення таких правил і процедур - відповідно до цього Закону (http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/1197-18)
Щодо звільнення від продажу валютних коштів в рамках проекту МТД - Постанова Національного банку України від 13.12.2016 № 410 (редакція від 9.02.2017р.) - http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/v0410500-16 та лист Національного банку України щодо звільнення від обов’язкового продажу валютних кошт проектів Міжнародної технічної допомоги:
«Не підлягають обов’язковому продажу на міжбанківському валютному ринку України надходження в іноземній валюті:
....за проектами (програмами) міжнародної технічної допомоги, що пройшли державну реєстрацію;
...за проектами, що здійснюються на підставі угод між Україною і Європейським Союзом про участь України в міжнародних програмах Європейського Союзу;......»
див. повний текст Постанови за посиланням: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/v0410500-16
Рамкові інструкції щодо використання кошт гранту (Guidelines for Use the Grant - EACEA)
Основні правила запровадження проектів викладені в Рамкових Інструкціях щодо запровадження проектів програми Темпус IV (Guidelines for the Use of Tempus Grant) відповідно до років конкурсу та інші документи на сайті ЕАСЕА за посиланням: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/beneficiaries/beneficiaries_tempus4_en.php - англійською/французькою. німецькою мовами. Переклад інструкцій українською мовою 4-го конкурсу за посиланням:
Переклад інструкцій українською мовою 5-го конкурсу за посиланням: Переклад частих запитань щодо виконання проектів: Переклад інструкцій 6-го конкурсу українською мовою:Матеріали презентацій семінарів для проектних команд в Брюсселі розміщено за посиланням: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/events/index_en.php
Сторінка на сайті НЕО України з корисними матеріалами, перекладами документів щодо управління проектів: http://www.erasmusplus.org.ua/tempus-iv/instruktsii.html
Партнерська Угода (Partnership Agreement) або Меморандум про співпрацю
ЕАСЕА рекомендує партнерам проекту укласти Партнерську угоду, де прописати відповідальності всіх сторін, щодо виконання проекту, відповідні заходи, обов'язки, зобов'язання тощо.
Приклад англійською та українською мовами
Приклад Меморандуму про співпрацю
Проектна документація (Project Documentation)
Вся проектна документація (фінансова та змістовна) повинна обов'язково зберігатись у вищому навчальному закладі кожного з партнерів проекту протягом п'яти років після закриття проекту ЕАСЕА. Документація включає, серед інших протоколи зустрічей, поточні звіти, розроблені матеріали, описові та фінансові звіти, договори, рахунки, акти виконаних робіт, квитки, квитанції, посадкові талони, Staff Convension forms, Individual Mobility Grants form тощо.
Звіти (Reports)
Всі описові звіти по проекту до ЕАСЕА подаються координатором проекту відповідно до форм розміщених за посиланням – відповідного конкурсу: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/beneficiaries/beneficiaries_tempus4_en.php.
Всі фінансові звіти подаються в Євро. Курс переводу гривні у євро використовується відповідно до рейтів, визначених ЄС за посиланням http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm.
Курс обміну фіксується на місяць отримання координатором проекту (грантоотримувачем) першого траншу, та потім на місяць отримання другого траншу.
Всі проекти міжнародної технічної допомоги, які фінансуються Європейським Союзом в Україні повинні бути офіційно зареєстровані в Україні відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. N 153 «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги». Процедури описані на сайті НТО в Україні за посиланням: http://www.erasmusplus.org.ua/tempus-iv/instruktsii/193-derzhavna-reiestratsiia-proektiv-yevropeiskoho-soiuzu-v-ukraini-zvilnennia-vid-splaty-pdv-myta.html
Відповідно до Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги (постанова КМУ від 15.02.2002 №153), двічі на рік (до 10 січня/липня) обов'язково подається картка моніторингу проектів (одна на проект) до Міністерства економічного розвитку та торгівлі України і до Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, незалежно від того, зареєстровано проект чи ні. Для забезпечення заключного моніторингу реципієнти в Україні подають до Мінекономрозвитку та в копії МОНмолодьспорт і Національний Темпус-офіс, підсумковий звіт (один на проект) про досягнуті результати. Процедура та форми подання - на сайті НТО в України за посиланням: http://www.erasmusplus.org.ua/tempus-iv/instruktsii/194-obov-iazkove-podannia-kartok-pivrichnoho-monitorynhu-proektiv-shchorichnykh-zvitiv-ta-pidsumkovykh-zvitiv.html
Щодо звільнення від податку на додану вартість (ПДВ), митних зборів і звільнення від обовязкового продажу валюти
Зверніть увагу, що Податок на додану вартість та митні збори не є прийнятною витратою в рамках проектів програми Темпус за будь-якою статтею бюджету. VAT is NOT eligible cost under all budget headings.
Податковий кодекс України Стаття 136. Відповідно до Статті 136.1.15. кошти або майно, що надходять у вигляді міжнародної технічної допомоги, яка надається відповідно до чинних міжнародних договорів. Доходи, що не враховуються для визначення об'єкта оподаткування. (Але проект повинен бути обов'язково офіційно зареєстрований). П.3.2 Податкового кодексу України встановлено, що http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20120601. 3.2. Якщо міжнародним договором, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені цим Кодексом, застосовуються правила міжнародного договору. (Міжнародний договір - Рамкова угода між Урядом України і Комісією Європейських Співтовариств, ратифікована у 2008 році http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/994_763 3.3. Контракти, фінансовані коштом Співтовариства, не підлягають сплаті податку на додану вартість, гербового, реєстраційного або інших аналогічних зборів в Україні, незалежно від того, чи існують такі збори, чи вони повинні бути впроваджені, і незалежно від того, чи ці контракти укладені з особами з України чи інших країн). Проект повинен бути обов'язково офіційно зареєстрований.
Для звільнення обладнання та послуг від ПДВ та у разі завезення із за кордону та від митних зборів, серед документів повинна бути Реєстраційна картка проекту та додаткові документи. Механізми та процедури описані на сайті НЕО в Україні за посиланням: http://www.erasmusplus.org.ua/tempus-iv/instruktsii/193-derzhavna-reiestratsiia-proektiv-yevropeiskoho-soiuzu-v-ukraini-zvilnennia-vid-splaty-pdv-myta.html
Лист Міндоходів від 21.02.14 № 4461/7/99-99-19-05-01-17 «Про митне оформлення міжнародної технічної допомоги»: http://sfs.gov.ua/podatki-ta-zbori/zagalnoderjavni-podatki/podatok-na-dodanu-vartist/listi-dps/print-136263.html
У разі завезення обладнання/літератури з держав ЄС необхідно на митницю написати листа від отримувача в Україні, де серед іншого вказати, що постачання відбувається в рамках проекту ЄС Темпус, який офіційно зареєстровано як міжнародна технічна допомога, № і дата видачі реєстраційної картки (додати копію), а також попросити прийняти на безкоштовний склад для зберігання на період оформлення належних документів. Якщо організація-отримувач не акредитована на митниці, то для оформлення митних документів, може бути залучений брокер (оплата за рахунок проекту), якому потрібно надати всі необхідні документи.
Державна реєстрація проекту (реєстраційна картка) є підставою для звільнення від обов'язкового продажу на міжбанківському валютному ринку України надходження в іноземній валюті за проектами (програмами) міжнародної технічної допомоги, що пройшли державну реєстрацію (Щодо звільнення від продажу валютних коштів в рамках проекту МТД - Постанова Національного банку України 13.12.2016 № 410 (редакція від 9.02.2017р.) "Про врегулювання ситуації на грошово-кредитному та валютному ринках України"http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/v0410500-16
Обираючи механізми фінансування витрат щодо виконання проектів програми ЄС Темпус IV важливо пам’ятати про наступне:
Програма Темпус IV передбачає інституційну співпрацю вищих навчальних закладів у виконанні проектів технічної допомоги Європейського Союзу. Не окремих індивідуальних осіб.
Ректор вищого навчального закладу України та інших країн-партнерів проектів (керівник організації, який підписав мандат) несе повну відповідальність за запровадження проекту. У разі аудиту Європейською Комісією після закінчення проекту перевіряється діяльність за проектом безпосередньо вищого навчального закладу та відповідно документація бухгалтерії університету (підтвердження платежів). Аудит може бути проведено у період до 5-ти років після закриття проекту. У разі використання інших механізмів оплати, необхідно надати координатору проекту (грантоотримувачу) офіційний лист-згоду керівника організації на офіційному бланку ВНЗ. А також підтвердження повноважень відповідної особи на право підпису та печатки ВНЗ на документах проекту щодо фінансування та cпівфінансування (Staff Convention Forms тощо).
Всі партнери проекту є рівноправними партнерами виконання проектів, всі питання/ проблеми/непорозуміння, якщо виникають, обговорюються спільно всім партнерством.
Звертаємо увагу, що всі питання щодо змін плану реалізації, переліку обладнання, запровадження нових заходів, питання щодо ведення фінансової документації необхідно письмово уточнювати у координатора проекту. Тільки координатор спілкується з Відповідальним координатором проекту Виконавчого агентства з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури (ЕАСЕА), який обов'язково письмово роз'яснює проблемні питання.
Для всіх проектів, що отримують фінансування ЄС програми Темпус IV за пріоритетом (головним чи допоміжним) Модернізація навчальних програм: обов'язкове урахування трициклової системи, запровадження інструментів Болонського процесу із забезпечення якості: ЄКТС (Європейської кредитної трансферно-накопичувальної системи) з особливою увагою до компетентністного підходу і результатам навчання (competence-based approach and learning outcomes), інших механізмів забезпечення якості - рамок кваліфікацій, додатку до диплома європейського зразку, визнання диплому відповідно до рекомендацій Болонського процесу), та залучення потенційних роботодавців. Корисна література: http://www.erasmusplus.org.ua/erasmus/ka3-pidtrymka-reform/natsionalna-komanda-ekspertiv-here/zakhody-i-materialy.html
Поширення інформації про проект (Dissemination)
Важливо партнерам проектів від України на Інтернет-сайті ВНЗ в розділі «міжнародна співпраця» розмістити інформацію про проект Темпус Вашого ВНЗ українською і англійською мовами. Логотип програми Темпус (та логотип проекту) на головній сторінці ВНЗ з переходом на веб-сторінку чи веб-сайт проекту дасть можливість зацікавленим сторонам (викладачам, студентам і представникам громадянського суспільства) легко та швидко знайти повну інформацію про проект. Обов’язково дотримуватись правил візуальної презентації (Visibility of projects and logo) http://eacea.ec.europa.eu/tempus/beneficiaries/beneficiaries_tempus4_en.php Також під час звітів ВНЗ про міжнародну діяльність не забувати надавати інформацію і про проекти програми ЄС Темпус. До Вашої уваги наступні можливості: 1. EVE-Platform: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/eve/all_about_eve_en.htm. Веб-сайт НEО в Україні. Для цього необхідно надіслати е-поштою анонс або прес-реліз українською/ російською та англійською мовами (Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.). Веб-сайт та публікації (Євробюлетень) Представництва ЄС в Україні. Для цього необхідно надіслати е-поштою анонс або прес-реліз українською та англійською мовами (Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.). Веб-сайт Міністерства освіти і науки України. Для цього необхідно уточнити процедуру в університетському відділі зв'язків з громадськістю. Освітній портал: Вища освіта www.vnz.org.ua. Для цього необхідно зв'язатись за контактами і надіслати е-поштою анонс або прес-реліз українською мовою (Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її., тел. +380956338844). Електронний Інформаційний бюлетень з євроінтеграційних питань, щомісячно готується Секретаріатом Кабінету Міністрів України з урахуванням інформації центральних та місцевих органів виконавчої влади, Представництва України при ЄС, Представництва ЄС в Україні, ЗМІ та інших відкритих джерел. Контакти: тел. (044) 256-64-13, e-mail: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.. Для цього необхідно надіслати е-поштою анонс або прес-реліз українською та англійською мовами (Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.). Інші освітні портали. Також є можливість запрошувати журналістів 5-каналу програми "Вікно в Європу", сюжети готуються безкоштовно для університетів членів проектів програм ЄС. Контактна особа Людмила Міллер: е-пошта Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.. Надсилайте анонс і контакти для звязку, з е-адресою НЕО в копії.
Співпраця між поточними проектами (Inter-project coaching/cooperation)
Звертаємо увагу на важливість співпраці з діючими проектами по схожій тематиці для синергії та уникнення дублювання. Опис та контакти всіх діючих проектів розміщено на сайті http://www.erasmusplus.org.ua/2014-05-30-14-56-19/prezentatsii/category/6-novyny-ta-baza-proektiv.html
Моніторинг поточних проектів (Field Monitoring)
Щодо проведення моніторингу проектів програми Темпус представниками НТО за запитом ЕАСЕА інформація розміщена на сайті НТО в Україні за посиланням: http://www.erasmusplus.org.ua/tempus-iv/instruktsii/195-monitorynh-proektiv-prohramy-tempus-iv.html
Після узгодження графіку, офіційні листи та запитання надсилаються за місяць до місії.
Важливо знати про статті витрат бюджету гранту проекту:
Оплату за роботу персоналу проекту (Staff Cost)
Таку оплату може отримувати лише працівник, який має трудові відносини з ВНЗ, що має бути (за вимогою ЕАСЕА) підтверджено Договором (приклади: трудова угода, строковий договір, контракт, договір цивільно-правового характеру (договір підряду, на виконання робіт), авторський договір - (http://sips.gov.ua/i_upload/file/dodat3.doc) тощо).
Для використання відомих механізмів оплати роботи працівників вищий навчальний заклад може оформити наукову тему за назвою проекту.
Документи, що підтверджують відносини з працівником - договір та довідка з місця роботи, де є копія наказу про зарахування на роботу і підтвердження, що певний час був задіяний до виконання проекту ЄС Tempus IV №___, копія трудової книжки тощо. Незалежно від того який тип договору заключили для виконання проекту, виконавець повинен бути офіційним працівником університету - партнера проекту, а не найнятим тільки на період і для реалізації проекту.
Всі податки сплачуються відповідно чинного законодавства України згідно типу трудових відносин.
Якщо оплата за роботу надходить на рахунки виконавців проекту, то вони несуть відповідальність за подання декларацій та сплату податку особисто (1 раз на рік до 01.05 виконавцем особисто подається Декларація про майновий стан та доходи та сплачується податок 18% та 1,5%. При цьому виконавець зобов'язується надати відповідні документи для звітування та зберігання в університеті (рух коштів на особистому рахунку, виписки з банку тощо).
Деякі банки вимагають договори, якщо кошти надходять від юридичної особи. Можливе формулювання призначення платежу для зарахування на банківські картки "оплата не пов'язана з підприємницькою та інвестиційною діяльністю".
Рекомендовано робити оплату за конкретні досягнуті результати за робочими пакетами, після надання відповідних підтверджуючих документів (Staff Convention Form, Time Sheet), звітів тощо.
Розмір ставки виплат по оплаті роботи персоналу проекту не повинен перевищувати ставку визначену Інструкцією ЕАСЕА, та повинен бути підтверджено максимальною ставкою відповідного виду робіт у ВНЗ (заробітна плата працівника відповідних обов'язків, враховуючи всі виплати (нарахування, відрахування, утримання тощо) також у матеріалах FAQ для проектів 5-го і 6-го конкурсу вказано: #54 та 55 відповідно - "Specific decisions relating to staff costs in Tempus projects taken by the relevant authorities (Rector, Vice-Rector, governing body, etc.) of the concerned institutions can be accepted"); що означає на практиці якщо є спеціфічні правила ВНЗ такі як офіційна довгострокова політика ВНЗ щодо виконання міжнародних проектів, яка застосовується для всіх проектів різних донорів (рішення керівного органу організації, щодо відповідної політики, яка вже довгий час застосовується в закладі; також, у разі використання вищого рейту оплати, необхідне підтвердження максимальної оплати, яку отримував учасник за схоже завдання (Higher rates may be applied where this is common practice and can be duly justified by supporting documents (for example, a payslip proving that a higher wage was paid to the person concerned for a previous and similar task). Додатково для проектів 5 і 6 конкурсів, ведеться Табель обліку робочого часу (Time-Sheet (template)) відповідно до інструкцій (Guidelines for the Use of Tempus Grant). Кожному ВНЗ партнеру проекту обов'язково зберігати копії (або оригінали) відповідно заповнених Staff Convension Form (стр. 13 Guidelines for the Use of Tempus Grant) та інших відповідних документів. Шаблони розміщено на сторінці виконавців відповідного конкурсу http://eacea.ec.europa.eu/tempus/beneficiaries/beneficiaries_tempus4_en.php Якщо ВНЗ виконує декілька проектів, то відповідно механізми і політика повинна бути однаковою.
Обираючи банк для розміщення коштів по проекту, необхідно вивчити його надійність, рекомендуємо звернути увагу на державні або потужні банки і не ризикувати відкривати рахунки в невеликих, невідомих банках (проблеми з банком не є форс-мажорною обставиною). Звертайте на це увагу керівництва університету.
Витрати на відрядження включають харчування та проживання (Cost of Stay)
Витрати на відрядження на виконання завдань проекту, включають проживання та харчування і не повинні перевищувати рівні вказані в Інструкціях ЕАСЕА. Отримувати кошти на відрядження можуть лише співробітники організацій-партнерів, які мають трудові відносини, що повинно бути (за вимогою ЕАСЕА) підтверджено Договором тощо (корисні матеріали додатково http://sts.gov.ua/ebpz/#answer-block - Єдина база податкових знань). Інші документи, щодо відряджень: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z1245-12; http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/1411-2011-%D0%BF/paran23#n23; http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF/paran3#n53; http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF; http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98
Рекомендовано координатору, якщо це можливо, сплачувати за проживання напряму готелю. Всі партнери повинні зберігати копії (або оригінали, де необхідно) проїзних документів: квитки (поїзд, автобус, таксі, іншого виду місцевого транспорту), квитанції, е-квиток, посадкові талони на літак (boarding pass) тощо. Обов'язково також зберігати заповнену Individual Mobility Form (або копію) р.14 (Guidelines for the Use of Tempus Grant) протягом 5-ти років після закриття проектів.
Витрати на проїзд (квитки, віза, страховка тощо) Travel Cost
Оплата проїзду є виділеною бюджетною статтею, проводиться окремо відповідно до найбільш економічного варіанту перельоту/ проїзду (приклади: напряму авіакомпанії, або через туристичну компанію, у цьому випадку учасники отримують е-квиток, або відшкодовуються витрати, де це не можливо). Витрати на проїзд можуть включати: квитки, візи, страхування, у деяких випадках, де обґрунтовано та узгоджено попередньо - трансфер таксі аеропорт-готель-аеропорт. Кожен випадок розглядається окремо та обговорюється з координатором проекту (Інструкції пункт 4. Guidelines for the Use the Grant). У разі, якщо відшкодування витрат після відрядження не є можливим, рекомендовано писати офіційні листи обґрунтування від керівництва університету на координатора проекту з роз'ясненням проблеми і проханням напряму викупити та надати е-квитки та оплатити проживання в готелі.
Обладнання (Equipment)
Обладнання у рамках реалізації проектів закуповується відповідно до визначеного переліку (який обговорюється з координатором проекту та уточнюється згідно з потребами ВНЗ у обладнанні для досягнення цілей проекту). Під час формування та уточнення переліку обладнання зверніть увагу, що обладнання – це один із інструментів, необхідних для досягнення завдань проекту: це можуть бути комп'ютери, сервери, програмне забезпечення, симулятори, відеоконференц-обладнання, професійні тренажери для лабораторій, моделі тощо. Всі витрати на обладнання мають бути без ПДВ (деталі у розділі реєстрація проектів).
Обладнання може бути придбане у рамках тристороннього договору, де координатор проекту перераховує кошти напряму провайдеру обладнання, а провайдер доставляє, встановлює та забезпечує гарантійне обслуговування обладнання у визначений термін, а отримувач - приймає на баланс та використовую для виконання завдань проекту. Приклад договору
Якщо обладнання закуповується за кордоном то доставка його може бути здійсненна тільки після реєстрації проекту щоб не сплачувати мито та інші митні збори.
Розмитнення обладнання (англійською мовою) - досвід проекту Темпус IV (дякуємо Галині Табунщик, Запорізький національний технічний університет за презентацію) - перешліт Вашому координатору проекту для ознайомлення:
Рекомендуємо обов’язково прочитати Інструкції щодо країни-походження обладнання – нові вимоги щодо обладнання (Правила походження обладнання - RULE of ORIGIN). Такі сертифікати надають Торгово-промислові палати, або виробники обладнання. Тому уточнюйте у постачальників, чи можуть вони надати такі сертифікати (сертифікати тільки від самих постачальників не підходять).
Якщо передбачено проектом закупівлю літератури, то під час формування та уточнення списку сучасної літератури для придбання в рамках проектів, важливо визначити перелік ресурсів, який буде корисний як для викладачів під час підготовки та викладання, так і для студентів під час навчання. Важливо обговорити з партнерами держав-членів ЄС рекомендації щодо сучасних європейських авторів-дослідників. Важливо відзначати цю ж літературу в списку Додаткових рекомендованих/ використаних джерел.
Якщо необхідно доставити матеріали в Україну з інших країн, це можливо зробити невеликими частинами (посилками) через різні кур'єрські служби, у кожної можна уточнити умови щодо такого вантажу.
Якщо перелік літератури та обладнання відрізняються від запланованого, координатору потрібно обов'язково отримати письмове погодження від Виконавчого агентства EACEA.
Друк і публікація (Printing and Publication)
За цією категорією слід звітувати про витрати, пов’язані із друком та публікаціями (включаючи публікації в електронній формі, а також веб-дизайн та вебсайти), фотокопіювання навчальних матеріалів та іншої документації, необхідної для досягнення цілей проекту. Наприклад: Навчально-методичний комплекс тощо. Обов’язково дотримуватись правил візуальної презентації (Visibility of projects and logo) http://eacea.ec.europa.eu/tempus/beneficiaries/beneficiaries_tempus4_en.php
Інші витрати (Other Cost)
Ця стаття охоплює вартість поширення інформації (реклама в ЗМІ, рекламні матеріали); оренду приміщень для заходів з поширення інформації (лише за попереднім письмовим дозволом); аудиту (обов’язково для всіх проектів); між проектний коучінг (не більше 2500 євро); плата за послуги банку, включаючи плату за банківську гарантію, якщо це вимагається Виконавчим агентством; а також контракти субпідряду за окремі види робіт (наприклад курси англійської мови для учасників проекту - тренінгова компанія) тощо.
Непрямі витрати (Overheads)
Непрямі витрати включають канцтовари, загальне копіювання, вартість поштових відправлень та телекомунікаційних послуг, що безпосередньо пов’язані з проектом. Хоча вартість встановлення лінії Інтернет може бути покрита за статтею «Обладнання», вартість використання Інтернет та іншого комп’ютерного комунікаційного програмного забезпечення повинна вказуватися за статтею «Непрямі витрати».
Співфінансування (Co-financing)
Як встановлено Грантовою угодою, максимальний внесок Європейського Союзу не може перевищувати 90% загальних допустимих витрат, що виникли на момент завершення діяльності проекту. Згідно Грантової угоди, остаточна сума гранту Європейського Союзу, таким чином, буде визначена лише наприкінці проекту. Решта коштів, еквівалентна принаймні 10% загальних допустимих витрат та визначена у кошторисі проекту, що міститься у Додатку ІІ, як співфінансування, повинна фінансуватися з інших джерел, крім Європейського Союзу. Витрати, які є недопустимими для фінансування в рамках програми Темпус, не можуть вважатися внеском співфінансування. Крім того, непрямі витрати не є допустимим внеском співфінансування.
Підтримка щодо отримання візи та співпраці з Державним казначейством
У разі виникнення пробем з посольствами чи держказначейством під час виконання проекту, запрошуємо писати офіційні листи-звернення до НЕО в Україні для допомоги у вирішенні:
1) проблем з візами - НЕО може надати лист підтримки для посольств (для цього е-поштою англійською мовою надіслати № проекту, дати і мету поїздки, дані учасників прізвище Імя, посада, організація, № закордонного паспорту);
2) затримки фінансування коштів по проекту Державним казначейством - НЕО спільно з Представництвом ЄС в Україні може звернутись з відповідними листами до Міністерства економічного розвитку і торгівлі України та Державного казначейства за сприянням вирішення проблем, лише у разі офіційної реєстрації проекту та офіційного листа-звернення від ВНЗ (де серед іншого вказувати номер, дату, суму платіжки/рахунку і призначення платежу).
Інші поточні проблеми чи питання, які виникають під час реалізації, НЕО в Україні консультує під час всього періоду виконання проекту за необхідністю (звертайтесь е-мейлом, телефоном, у офісі тощо). Всі консультації НЕО в Україні безкоштовні.
!!! Звертаємо увагу, що дана інформація підготовлена НЕО в Україні (посилання на джерело обов'язкове) для внутрішнього використання командами та носить інформаційно-роз'яснювальний характер та не є інструкціями до дії. Виконання проектів програми Темпус регулюються Грантовими Угодами з додатками, рамочними інструкціями ЕАСЕА (Guidelines for the Use of Tempus Grant) до кожного року відповідно початку проекту Beneficiaries Space Tempus IV (2007 – 2013) http://eacea.ec.europa.eu/tempus/beneficiaries/beneficiaries_tempus4_en.php згідно чинного законодавства України щодо використання міжнародної технічної допомоги.
Повний список проектів конкурсу: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/results_compendia/results_en.php
Опис поточних проектів програми ЄС Темпус IV - 94 проекта і Таблиця проектів для пошуку інформації за різними критеріями:http://www.erasmusplus.org.ua/2014-05-30-14-56-19/prezentatsii/category/6-novyny-ta-baza-proektiv.html