Для успішної реалізації проєктів пропонуємо наступні РЕКОМЕНДАЦІЇ:

• обов’язково переглянути відео вебінару про виклики впровадження проєктів співпраці під час війни;
• обов’язково переглянути відеозапис Facebook – вебінару та всі матеріали щодо перших кроків впровадження проєктів Жан Моне;
• обов’язково переглянути відеозапис семінару для проєктів-переможців конкурсу 2020р. як успішно впроваджувати проєкт;
• обов’язково інформувати EACEA Project Officer про виклики COVID-19  та пропонувати шляхи їх вирішення, постійно знайомитись з оновленням інформації на вебсайті Програми ЄС Еразмус+ щодо подолання викликів пандемії COVID-19(Q&A);
• підтримувати постійний зв’язок з Project Officer EACEA щодо уточнення деталей, надсилання та підписання грантової угоди та весь період реалізації проєкту з будь яких питань (уточнити чи можливо отримати електронну версію угоди (для того, щоб швидше почати переклад угоди українською мовою);
• уточнити у Project Officer EACEA щодо можливості фінансування участі представника проєкту в зустрічі проєктних команд в Брюсселі з коштів гранту;
• поінформувати керівництво про перемогу і важливість підтримки запровадження проєкту на принципах доброчесності, неприбутковості, цільового використання коштів і можливості співфінансування, забезпечення високої якості матеріалів та їх інституціалізації (запровадження в освітній процес), подальшого використання та забезпечення стійкості результатів. Обговорити на запровадження яких напрямів Стратегії розвитку ЗВО працюватимуть результати проекту та які зміни відбудуться;
• перевірити статус університету/ організації на Порталі Учасників (Participant Portal).Для університету важливо мати статус – VALIDATED до моменту підписання Грантової угоди (Європейська Комісія має право виключити з партнерства, або взагалі не підписати Грантову угоду і профінансувати інший проект). Детальна інформація.
• вивчити інструкціїщодо управління проєктом;
• підготувати короткий опис проекту українською мовою і статті витрат передбачені проектом, провести зустріч із керівництвом закладу та фінансово-економічного відділу, про необхідність підписання грантової угоди, надходження коштів на валютний рахунок університету та їх цільове використання на виконання завдань проекту, розподіл відповідальності тощо. Обговорити попередні дати офіційного відкриття-презентацію проекту в університеті та подальшого поширення інформації та залучення працівників і студентів (веб-сайт ЗВО, місцеве телебачення, радіо тощо);
• не чекайте оригінал підписаної Грантової угоди, готуйте переклад для банку українською мовою, та попросіть щоб ЕАСЕА надіслали скановану копію підписаної сторінки договору, бо кошти можуть надійти дуже швидко і у разі відсутності перекладу Грантової угоди, банк може відправити кошти назад;
• для залучення необхідних працівників та підрозділів до реалізації проєкту, підготувати та підписати службову записку щодо створення робочої групи та необхідних кроків реалізації проєкту (Наказ керівника);
• підготувати внутрішній кошторис на виконання завдань та досягнення цілей проєкту та обговорити його з керівником фінансово-економічного відділу на предмет необхідної документації, звітності тощо;
• під час реалізації проєкту у разі виникнення сумнівів завжди консультуватись з Project Officer EACEA. Важливо пам’ятати, якщо виникає необхідність в змінах до проєктної заявки, то їх спочатку потрібно узгодити і отримати підтвердження від ЕАСЕА та тільки потім запроваджувати. Керівник ЗВО спільно з керівником проєкту несе повну відповідальність за якість та повноту запровадження завдань проєкту і зобов’язань відповідно до Грантової угоди;
• підготувати переклад Грантової угоди українською мовою (Орієнтовний шаблон перекладу грантової угоди; Шаблон Грантової угоди для проектів – переклад українською мовою;
• для підтвердження офіційного статусу проєкту в Україні, отримати підтримку Міністерства освіти і науки України та застосувати пільги щодо звільнення від продажу валютних коштів, ПДВ, митних та інших зборів необхідно якомога швидше пройти державну реєстрацію проєкту в Секретаріаті Кабінету Міністрів України – Постанова Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 153 «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги» (зі змінами). Ознайомитися з відеопрезентацією щодо реєстрації проєктів в Секретаріаті Кабінету Міністрів України;
• вивчити інструкції щодо реєстрації проєктівта підготувати необхідний пакет у співпраці  з НЕО в Україні;
• перед надходженням коштів, повідомити банк, де розміщено валютний рахунок в Євро ЗВО про те, що це кошти проекту міжнародної співпраці з ЄС. Звертаємо увагу, що вже немає обов’язкового продажу валютних кошт, проте в будь якому випадку всі проєктні кошти звільнені від обов’язкового продажу валютних коштів – пільги для проєктів МТД (в картці реєстрації вказується Міжнародний договір – Рамкова угода, яка ратифікована Верховною Радою України Законом № 360-VI ( 360-17 ) від 03.09.2008 (якщо застосовується – приклад листа для банку);
• обговорити і запровадити механізми забезпечення якості матеріалів та їх розміщення у відкритому доступі на основі відкритої ліцензії на порталі результатів проєктів ЄС;
• слідкувати за повним, своєчасним, точним і якісним виконанням зобов’язань за проєктом та результатів, інакше можуть бути застосовані штрафні санкції у вигляді зменшення ставок виплат аж до 75%;
• відповідно до умов Грантової угоди, дотримуватись правил поширення інформації та візуалізації (visibility rules: visibility of projects, logo and special phrase.) Наприклад, на сайтах, слайдах презентацій, промоційних матеріалах, банерах, розроблених матеріалах навчально-методичного комплексу тощо. У разі відсутності логотипу та відповідної фрази наведених нижче, можуть бути застосовані штрафні санкції у вигляді зменшення гранту. Обов’язковий логотип включає прапор ЄС та фразу – with the Support of the Erasmus+ Programme of the European Union. Обов’язкова фраза: «This project has been funded with support from the European Commission. This publication [communication] reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein». Інші варіації не застосовуються;
• виготовити (рекомендуємо) банер проєкту з завданнями та очікуваними результатами та розмістити на видному місці в ЗВО тощо. Під час заходів не забувати про прапорці ЄС та України (можна взяти в НЕО);
• звертатись до команди Національного Еразмус+ офісу в Україні за консультаціями щодо підготовки документації для реєстрації проєкту (Відеопрезентація щодо реєстрації проєктів в Секретаріаті Кабінету Міністрів України).

*Щодо окремих питань після підтримки проєкту: проєктного циклу, способів оплати, положень грантової угоди, публічності, перевірки, захисту інформації, відкритого доступу, відкритої ліцензії тощо – читайте розділи «Що відбувається, коли проєктна заявка буде рекомендована до фінансування?» частини С Керівництва до Програми Еразмус+ (Erasmus+ Programme Guide) за посиланнями: англійською мовою 2020 та  оновлюється переклад українською мовою.

Для синергії:

• База ЗВО України та проєктів Жан Моне (JMA) конкурсів 2021 і 2022 рр. – за покликанням тут.
• База проєктів конкурсів 2014-2020 рр.

Запрошуємо команди синергувати та активно співпрацювати!

КОРИСНІ МАТЕРІАЛИ:

• Презентація для виконавців 2020: Петро Крайнік, Ірина Сікорська, команда НЕО&HERE
• Для проєктів 2020 р.- Відеопрезентація для виконавців проєктів.
• Відеопрезентація щодо обставин непереборної сили, пов’язаних з пандемією Коронавірусу COVID-19
• Для проєктів 2019 р. – Реалізація проєктів та управління коштами програми Жан Моне – презентація 2019 р.
• Для проєктів 2018 р. – Реалізація проєктів та управління коштами програми Жан Моне – презентація 2018 р.
• Для проєктів 2017 р.– Специфіка запровадження проєктів Жана Моне (укр. мовою на основі матеріалів англійською мовою, включають практичні поради від виконавців поточних проєктів щодо складання кошторису тощо)
• Управління проєктом Жана Моне(англійською мовою від ЕАСЕА 2017 р.)
• Фінансовий менеджмент проєктів Жана Моне(англійською мовою від ЕАСЕА 2018 р.)
• Для проєктів 2016 р. – Презентація щодо управління проектами Жана Моне від ЕАСЕА – 2016 р.:
• БАЗА ПРОЄКТІВ УКРАЇНИ ПРОГРАМИ ЄС ЕРАЗМУС+ ЗА 2014-2020 рр.– Міжнародна мобільність, Спільні магістерські програми, Розвиток потенціалу вищої освіти, Стратегічні партнерства, Жан Моне, а також список університетів і інших організацій з України – реципієнтів-виконавців проєктів з контактами. Файл у форматі ХL з можливістю пошуку за різними категоріями, 8 сторінок за напрямами, англійською і українською мовами, постійно оновлюється, виконавці С.Шитікова, В. Ткаченко, П.Крайнік)

Національний Еразмус+ офіс в Україні бажає командам успішної реалізації проєктів і заохочує запрошувати на заходи з привітальним словом, якщо потрібно зустрітись з керівництвом та/чи з фінансово-економічним відділом для підтримки реалізації проєкту, допомоги у вирішенні проблем, викликів, необхідності допомоги, розміщення інформації про заходи і результати проєкту на сайті НЕО в Україні та МОН України.

*Рекомендацій підготовлено на основі досвіду команд-виконавців проєктів Жана Моне та їх співпраці з командою НЕО в Україні (підготували С.Шитікова, П.Крайнік).

Проєкти міжнародної співпраці Програми ЄС Еразмус+ запроваджуються відповідно до Грантової і Партнерської Угод з додатками в межах правил Програми у відповідності до національного законодавства та після державної реєстрації набувають статусу МТД – міжнародної технічної допомоги Європейського Союзу Україні.

Проєкти ЄC Програми Еразмус+ (КА2: стратегічні партнерства та розвиток потенціалу; напрям Жан Моне) за участю партнерів з України – відповідно до пункту 11 Постанови Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 153 «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги» (зі змінами) НЕОБХІДНО ОБОВ’ЯЗКОВО ЗАРЕЄСТРУВАТИ в Секретаріаті Кабінету Міністрів України ТА ОТРИМАТИ РЕЄСТРАЦІЙНУ КАРТКУ ПРОЄКТУ. Також проводиться перереєстрація проєкту, якщо відбулись зміни, наприклад: тривалість проєкту подовжено, змінився партнер, партнер змінив назву, змінено перелік обладнання тощо.

Звертаємо увагу, що в період воєнного стану реєстрація та перереєстрація проєктів відбувається, документи подаються/надсилаються тільки в сканованому та електронному вигляді!

Державна (пере)реєстрація проєктів є офіційним визнанням проєкту в Україні, отримання статусу «міжнародна технічна допомога» та, як зазначається в пункті 12 постанови «підставою для акредитації їх виконавців, а також реалізації права на одержання відповідних пільг, привілеїв, імунітетів, передбачених законодавством та міжнародними договорами України».

Як підготувати пакет документів для (пере)реєстрації проєкту в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, запрошуємо дізнатись всі деталі, необхідні документи та кроки із відеопрезентації.

У листі – зверненні до МОН України, як головного бенефіціара проєктів ЄС Еразмус+ у сфері вищої освіти щодо підтримки впровадження проєктів, необхідно вказувати ключові стратегії задля розвитку яких працюватиме проєкт.

Звертаємо увагу на такі ДОКУМЕНТИ:

• Цілі Сталого розвитку відповідно до Національної доповіді, зокрема Ціль № 4 – Якість освіти
• Угода про Асоціацію між Україною та ЄС з питань співробітництва у сферах науки та технологій, освіти, молоді, спорту та громадянського суспільства: Розділ V, Глава 9, Співробітництво у сфері науки та технологій, Глави 23-26, Статті 430-445 з освіти, молоді, спорту та громадянського суспільства
• Цілі Програми діяльності Кабінету Міністрів України – Постанова КМУ від 12.06.2020 № 471, зокрема у вищій освіті: 1.4. Випускники закладів вищої освіти є конкурентоспроможними фахівцями на ринку праці; 1.5. Українські вчені мають належні умови для досліджень та інтегровані у світовий науковий простір.
  Запровадження положень Закону України “Про вищу освіту”та Закону України “Про освіту”.
• Нова українська школа
• Стратегія розвитку професійно-технічної освіти до 2023 р.
• Стратегія розвитку вищої освіти до 2032 р.
• Національна стратегія із створення безбар’єрного простору в Україні на період до 2030 р.
• Національна молодіжна стратегія до 2030 р.
• Стратегія розвитку фізичної культури і спорту до 2028 р.
• Інші секторальні стратегії відповідно до завдань проєктів.

РЕГУЛЮЮЧІ ДОКУМЕНТИ:

• Рамкова угода (Міжнародний договір) між Урядом України і Комісією Європейських Співтовариств, ратифікована Верховною Радою України із заявою Законом від 03.09.2008 р. № 360-VI ( 360-17 ), вступив в дію з 2009 р.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. № 153“Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги”, зі змінами. Постанова затверджує Порядок залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, що містить перелік документів, необхідних для проходження процедури державної реєстрації проєктів (дивіться п.14).
• Податковий Кодекс України
• Митний Кодекс України
• Лист Міністерства доходів і зборів України від 21.02.2014 “Про митне оформлення міжнародної технічної допомоги”
• Інформаційна довідкапро деякі питання щодо звільнення від сплати податку на додану вартість операцій із закупівлі товарів, робіт та послуг на митній території України у рамках проєктів міжнародної технічної допомоги відповідно до міжнародних договорів

Детальніше про це та інше для запобігання помилок виконання проєкту в Методичні рекомендації для виконавців проектів Еразмус+: Розвиток потенціалу вищої освіти – CBHE (Пам’ятка) – оновлено у вересні 2022 р.

Відповідно до Податкового кодексу України (див. ст. 197.11.) «звільняються від оподаткування операції із: постачання товарів та послуг на митній території України та ввезення на митну територію України товарів як міжнародної технічної допомоги, яка надається відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана у встановленому законодавством порядку; постачання товарів та послуг на митній території України та ввезення на митну територію України товарів, що фінансуються за рахунок міжнародної технічної допомоги, яка надається відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана у встановленому законодавством порядку…» за посиланням.

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. № 153 “Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги”, зі змінами заклад вищої освіти – партнер проєкту в Україні, що реалізує право на податкові пільги, до 20 числа місяця, в якому відбулася реалізація права (напр. закупівля обладнання), «…складає та подає в письмовому та електронному вигляді органові ДФС, в якому перебуває на обліку як платник податків, та в копії Секретаріату Кабінету Міністрів України інформаційне підтвердження за формою згідно з додатком 8 …»до Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, деталі за посиланням.

Щодо митного оформлення проєктів міжнародної технічної допомоги та пільг оподаткування, запрошуємо ознайомитись з Листом Державної фіскальної служби щодо порядку оподаткування податком на додану вартість операцій з постачання товарів, робіт і послуг, що придбаваються під час реалізації проєкту міжнародної технічної допомоги від 16.01.2016 № 765/6/99-99-19-03-02-15, див. документ та Листом Державної фіскальної служби щодо застосування пільг оподаткування товарів і послуг МТД: від 05.02.2016 № 2502/6/99-95-42-03-15.

Для звільнення від митних зборів, під час оформлення документів ОБОВ’ЯЗКОВО ВКАЗУЄТЬСЯ, що «обладнання придбане в рамках проєкту міжнародної технічної допомоги ЄС проєкту (№___ назва) Еразмус+, який пройшов офіційну реєстрацію, реєстраційна карта №____ додається».

Звертаємо увагу, що вже відмінено обов’язковий продаж валютних коштів, то кошти грантів можуть зберігатись у євро на валютному рахунку, звертайте на це увагу банків.

Довідково про проєкти МТД.

Перелік зареєстрованих проєктів міжнародної технічної допомоги та організацій-виконавців, які заявили право на податкові пільги (копії Планів закупівель).

ПЕРЕЛІК НЕОБХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ПІДГОТОВКИ ПАКЕТУ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ ПРОЄКТІВ 2014-2020 та 2021-2027 рр. (Розвиток потенціалу вищої освіти/ стратегічні партнерства/ партнерства співпраці/ напрям Жана Моне).

ПЕРЕРЕЄСТРАЦІЯ ПРОЄКТУ

До пакету для перереєстрації проєкту необхідні такі документи:

• Лист звернення до Секретаріату КМУ від інституції – національного координатора від України (із зазначенням додатків)
• Листи звернення до Секретаріату КМУ від усіх українських партнерів проєкту, які отримують фінансування (такі ж, але вже без зазначення додатків)
• Завірена копія Змін до Грантової угоди про продовження проєкту/зміну партнера/назви організації тощо (мовою оригіналу з завіреним перекладом українською мовою як зазначено вище***)
• Копія реєстраційної картки проєкту
• Лист підтримки від МОН України у разі, якщо проєкт продовжено на термін 6 місяців і більше (на міністерство надсилається запит про лист підтримки та копія реєстраційної картки проєкту в додатку). У листі запиті до МОН України обов’язково вказуйте виконавця листа та його контакти для можливого уточнення деталей з боку міністерства.
• У разі втрати чинності партнерських угод, завірені копії Змін до партнерських угод українських реципієнтів як партнерів проєкту, підписаних між українським партнером проєкту та координатором/грантоотримувачем проєкту із завіреним перекладом (завіряються, як зазначено вище***).
• Якщо буде оновлюватися план закупівель, то додається також два оригінали оновленого плану закупівель. МОН України погоджує план закупівель лише у випадку, коли міністерство є реципієнтом. У решта випадків план закупівель підписується лише координатором-грантоотримувачем проєкту.

Чернетка листа у форматі WORD англ. та укр. мовами (надсилаєте на пошту Національного Еразмус+ офісу в Україні office@erasmusplus.org.ua) та pkrayn@gmail.com, на основі якої готується Лист підтримки від Представництва ЄС в Україні.

Важливо:

• Кожна копія документу та його переклад скріплюються / прошиваються / прошнуровуються разом з перекладом, вказується кількість аркушів, що разом прошиті.
• Перед підготовкою пакету документів на реєстрацію звертайтеся за порадами до команди Національного Еразмус+ офісу в Україні. Відповідальна особа – Петро Крайнік.
• Повний пакет документів на перереєстрацію передається в електронному та паперовому вигляді до Національного Еразмус+ офісу в Україні (вул. Бастіонна, буд. 9, пов. 8, Київ, 01014, Україна)****.

!!! В період воєнного стану документи надсилаються в в сканованому та електронному вигляді електронному вигляді!!!

Будь ласка, звертайтесь в Національний Еразмус+ офіс за консультацією на етапі підготовки пакету документів, не відправляйте самостійно, щоб уникнути помилок та затримати реєстрацію. 

Корисні матеріали та інструкції щодо запровадження проєктів співпраці Еразмус+.

*** Кожна копія документу мовою оригіналу прошивається / прошнуровуються разом з її перекладом, вказується кількість аркушів, що разом прошиті. Засвідчується вірність копії оригінального документу та вірність здійсненого перекладу (нотаріальне завірення не вимагається, може бути завірено кафедрою іноземних мов, чи відділом міжнародних зв’язків з печаткою ЗВО).

Наприклад: «Засвідчую вірність цієї копії з оригіналу документа. Прокопенко О.І., посада, назва ЗВО/ організації. Дата, підпис, печатка». «Переклад документу здійснено викладачем кафедри іноземних мов КНТУ Іванютою В.І. Переклад відповідає змісту оригінального документа. Дата, підпис, печатка».

**** У період воєнного стану реєстрація та перереєстрація проєктів відбувається, документи подаються/надсилаються тільки в сканованому та електронному вигляді!!!

Переклад та матеріали підготовлено в рамках проєкту ЄС “Національний Еразмус+ офіс в Україні” для безкоштовного розповсюдження і використання, посилання на джерело є обов’язковим (виконавець С. Шитікова, П. Крайнік).

Нагадуємо проєктним командам Erasmus+ CBHE, Jean Monnet, Strategic Partnerships, про необхідність обов’язково зареєструвати проєкт в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, але незалежно від того зареєстровано вже проєкт чи ні, потрібно подавати ЗВІТ.

Відповідно до Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги (Постанова КМУ від від 15.02.2002 №153) та з метою забезпечення поточного моніторингу реципієнти проєктів міжнародної технічної допомоги мають подавати до Міністерства освіти і науки України один раз на півроку картку піврічного/річного моніторингу проєкту, складену за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку (Додаток 3 завантажити).
Моніторинг проводиться Секретаріатом Кабінету Міністрів України разом з бенефіціаром та уповноваженими представниками партнера з розвитку (за згодою) під час реалізації проєкту (програми) (поточний моніторинг) і на заключному етапі реалізації (заключний моніторинг).

У додатку лист від МОН України та Форма для звітності-Додаток 3  щодо подання звітності впровадження проєктів МТД.

Катки моніторингу подаються з початку дії проєкту, незалежно від того, коли проєкт був зареєстрований, чи не був зареєстрований. Подається одна картка від проєкту, зазвичай координатором проєкту в Україні, де зазначаються заходи всіх реципієнтів, або кожним реципієнтом окремо.

Картки поточного-піврічного моніторингу за період січень-червень мають бути заповнені за формою (Додаток 3), підписані, відскановані та надіслані бенефіціарові – Міністерство освіти і науки України: itamesu2023@gmail.com (пошта директорату євроінтеграції в МОН) з копією на: serhii.shkabko@mon.gov.ua та office@erasmusplus.org.ua до 10 липня.

Картки поточного-щорічного моніторингу за період січень-грудень мають бути заповнені за формою (Додаток 3), підписані, відскановані та надіслані бенефіціарові – Міністерство освіти і науки України: itamesu2023@gmail.com (пошта директорату євроінтеграції в МОН) з копією на: serhii.shkabko@mon.gov.ua та office@erasmusplus.org.ua до 10 січня.

ДЛЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАКЛЮЧНОГО МОНІТОРИНГУ ПРОЄКТУ, після його завершення, реципієнти в Україні подають до МОН та е-копію в Національний Еразмус+ офіс картку заключного моніторингу (одна на проєкт) про досягнуті результати згідно Додатку 3 до Порядку – (Додаток 3).

Картка моніторингу подається в сканованому, в електронному та в паперовому вигляді.

Контактна інформація в МОН України для відправлення документів поштою: Сергій Шкабко, державний експерт експертної групи з європейської інтеграції директорату європейської інтеграції, бюджетування та узгодження політик Міністерства освіти і науки України, пр-кт Берестейський 10, м. Київ, 01135, тел.:+38 044 481-32-08, 77-88, serhii.shkabko@mon.gov.ua.

Перелік зареєстрованих проєктів міжнародної технічної допомоги.
Перелік організацій-виконавців, які заявили право на податкові пільги (копії Планів закупівель).