Шановна спільното Еразмус+! Вітання командам закладів освіти та інших організацій України від Національного Еразмус+ офісу в Україні з перемогою у потужному конкурсі Програми ЄС Еразмус+ з Розвитку потенціалу вищої освіти надзвичайно важкого воєнного стану в України!

Розвиток потенціалу вищої освіти України на основі успішних практик та інноваційного досвіду партнерів з країн-членів Програми та як результат покращення якості вищої освіти є надзвичайно важливим завданням особливо у новому статусі України як країни кандидата на вступ до ЄС, а нове покоління євроінтеграторів допоможе розбудовувати Україну після перемоги та якнайшвидше і якісніше виконати домашнє завдання для вступу України до Європейського Союзу. Бажаємо Вам успішно розвивати інтернаціоналізацію в університеті та озброювати студентів та випускників сучасними та інноваційними компетентностями для відбудови і розбудови України після Перемоги!

Маємо з Вами високу відповідальність за якість результатів проєктів перед нашими відважними захисниками, яким завдячуємо можливості впроваджувати інноваційні проєкти щоб наша освіта продовжувала невпинний шлях розвитку та підготовки нового покоління #ErasmusGeneration для служіння Україні! Дякуємо і допомагаємо ЗСУ та працюємо разом для перемоги! Все є і буде Україна!

Для успішної інституціалізації та подальшої реалізації проєктів пропонуємо наступні РЕКОМЕНДАЦІЇ для виконавців проєктів періоду Програми 2021-2027:

Методичні рекомендації для виконавців проєктів конкурсів Еразмус+ 2021-2027 рр. – Пам’ятка для проєктів – підготовлено в січні 2023 р.

Для координаторів проєктів з держав-членів ЄС та партнерів з іншиих країн про специфіку впровадження проєктів та особливостей управління коштами.

Про особливості впровдження проєктів 2022 р.

Як впроваджувати проєкти та управляти коштами за принципом фіксованої ставки: How to manage Lump Sum Grant Guide.

Знайдіть листування в системі Порталу ЄС FTOP – Funding and Tender Opportunity Portal у профілі через який подавали проєктну заявку! Зайдіть, введіть пароль та Ви побачите лист запрошення до підписання грантової угоди, рекомендації та графік кроків.

Перегляньте відеозапис вебінару та презентації щодо підготовки докумнетів до підписання Грантової угоди (GAP).

Щодо валідації PIC та подання документів про організацію у профілі організації на порталі (кроки і шаблони документів), обов’язково перегляньте інформацію з 20 сторінки презентації під відеозаписом вебінару для переможців.

ВІДЕО:

• PIC Registration and or validation ? Click here: PIC
• What is meant by validation process in detail? Click here: Funding & tenders (europa.eu)
• Roles and Access Rights in the F&T
• What is a LEAR ? Click here: Funding & tenders (europa.eu)
• How to appoint the LEAR in the F&T
• How to appoint a LSIGN/FSIGN in the F&T
• How to appoint a PLSIGN in the F&T 

Декларацію в системі можливо буде підписати тільки тоді, коли буде внесено всю інформацію та підпишуть всі партнери – не поспішайте тиснути кнопку підписати! Підписання Декларації та Грантової угоди відбувається в електронному форматі! Green Erasmus without paper!

• Proposal Management and Grant Preparation – IT How To – Funding Tenders Opportunities (europa.eu)
• Grant preparation – Online Manual – Funding Tenders Opportunities (europa.eu)

Відеоресурси про портал управління проєктами.

Нове!!! Відео та інші корисні ресурси зустрічі 7-8.02.2023 р.переможців проєктів з Розвитку потенціалу вищої освіти 2022

Managing your grant

Funding Tenders Opportunities 

Continuous reporting on Milestones & Deliverable – Online Manual

Communication with the Granting Authority

Amendments – Online Manual

Guidelines for Beneficiaries: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/reference-documents;programCode=ERASMUS2027

Важливо повідомити керівництво закладу та колег з фінансово-економічної служби про перемогу, деталі діяльності проєкту, виклики та ризики, які є.

Знайдіть контакти LEAR, який має працювати з Вами у синергії, щоб все підписати та подати вчасно. Інформація переноситься координатором чи LEAR з проєктної заявки в систему – детально за деякими розділами.

Якщо вже є певні виклики, що певну діяльність варто буде уточнювати, то це варто зробити на етапі підготовки підписання угоди.

Звертаємо увагу, що проєкти Еразмус+ є проєктом закладу вищої освіти! Якщо координатор чи хтось із виконавців вже не працює у ЗВО, то має бути лист від керівництва ЗВО до ЕАСЕА про зміну/оновлення команди.

Нагадуємо, що виконавцями проєкту мажуть бути заклади визнані державою, які знаходяться, або були переміщені на територію, яку контролюють органи влади України!!!

Нагадуємо що доступ до Програми Еразмус+ закрито для росії і білорусі та територій, які не визнані міжнародним правом!!!

Комунікуйте та інформуйте EACEA Project Officer проєкту через портал управління грантом про виклики, проблеми щодо здійснення активностей в межах проєкту, пов’язані з викликами воєнного стану, пропонуйте та узгоджуйте з ЕАСЕА зміну формату, типів заходів, гнучкі рішення щодо шляхів вирішення та мінімізації ризиків і обмежень, ставне office@erasmusplus.org.ua в копію.

Проаналізуйте ризики пов’язані з війною, у разі неможливості реалізації проєкту підготуйте офіційного листа за підписом керівництва та надішліть в ЕАСЕА з запитом про тимчасове припинення чи відтермінування реалізації проєкту на певний період, або початок проєкту запланувати після березня 2023 р. ставне office@erasmusplus.org.ua в копію.

Обов’язково перегляньте вебінар про виклики впровадження проєктів співпраці під час війни.

Пам’ятайте та доводьте до відома керівництва Вашого закладу, що основним документом у реалізації проєкту є Грантова угода, укладена між Вашим ЗВО та Європейським виконавчим агентством з питань освіти та культури (EACEA) відповідно до повноважень, делегованих Агентству Європейською Комісією. Заклад вищої освіти – виконавець проєкту несе повну відповідальність за доброчесне виконання зобов’язань цього міжнародного договору, цільового використання коштів на реалізацію проєкту та досягнення заявлених цілей і результатів – якісно!!! Постійно читайте Грантову угоду та дотримуйтесь виконання запланованої діяльності, графіку і результатів, про необхідність змін чи затримок, обов’язково повідомляйте ЕАСЕА.

Неофіційний переклад українською мовою Грантової угоди проєктів 2021-2027 рр.

Анотована типова грантова угода (переклад укр.мовою).

Реєстрація проєкту в Секретаріаті Кабінету Міністрів України є обов’язковою відповідно до Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, що затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 153 „Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги” (зі змінами).

Тимчасова відсутність реєстрації проєкту в Секретаріаті Кабінету Міністрів України НЕ є перешкодою для реалізації проєкту, здійснення фінансового менеджменту в межах проєкту та виплат (оскільки вони здійснюються відповідно до зобов’язань міжнародного договору – Вашої Грантової угоди), і відбувається паралельно із впровадженням активностей проєкту. У період війни реєстрація проєкту може затримуватися через об’єктивні причини.

Комунікуйте з керівництвом Вашого ЗВО та підрозділами університету щодо важливості підтримки запровадження проєкту на принципах доброчесності, неприбутковості, можливості співфінансування, забезпечення високої якості матеріалів та інституціалізації результатів (запровадження в освітній процес, включення до структури центру), подальшого використання та забезпечення стійкості результатів. Залучайте їх до заходів проєкту, до роботи з цільовими групами проєкту.

Вивчайте онлайн інструкції щодо управління грантом.

Підготуйте короткий опис проєкту українською мовою і статті витрат передбачені проєктом, організуйте проведення зустрічі з керівництвом закладу та фінансово-економічного відділу, про надходження коштів на валютний рахунок університету та їх цільове використання на виконання завдань проєкту, розподіл відповідальності тощо. Обговорюйте заходи з презентації проєкту в університеті та подальшого поширення інформації та залучення працівників і студентів (веб-сайт ЗВО, місцеве телебачення, радіо, соціальні мережі тощо).

Зробіть переклад Грантової угоди українською мовою для потреб державної реєстрації в Секретаріаті КМУ, комунікації з фінансовими установами, керівництвом та підрозділами університету (Шаблон перекладу для нових проєктів).

Підготуйте внутрішній кошторис на виконання завдань та досягнення цілей проєкту відповідно до Грантової угоди, подайте як службову записку, обговоріть його з керівником фінансово-економічного відділу на предмет необхідної документації, наказу для його прийняття, звітності тощо.

Під час листування з Державною казначейською службою України щодо оплат рахунків за проєктом, вказуйте в службовому поданні, що це виплати в межах впровадження проєкту МТД ЄС Україні, Програми ЄС Еразмус+, який регулюється Міжнародним договором Рамкова угода, яка ратифікована Верховною Радою України Законом № 360-VI ( 360-17 ) від 03.09.2008 та Грантовою угодою №…

Звертаємо увагу на Постанову КМУ щодо пріоритетності виплат за проєктами міжнародної співпраці.

Для залучення необхідних працівників та підрозділів до реалізації проєкту, підготуйте та подайте службові записки щодо створення робочої групи проєкту, погодження кошторису та необхідних кроків реалізації проєкту (наказ керівника установи).

Якщо виникають проблеми в середині університету під час впровадження та Ви не бачите що рішення приймаються, рекомендуємо писати та реєструвати службові записки на керівництво і повідомляти обов’язково нас.

Під час реалізації проєкту у разі виникнення сумнівів, внесення можливих змін, відтермінування заходів чи зміни їх формату завжди комунікуйте з Project Officer EACEA.

Важливо пам’ятати, якщо виникає необхідність у змінах у межах проєкту, то їх спочатку потрібно узгодити і отримати підтвердження від ЕАСЕА через координатора проєккту та тільки потім запроваджувати.

Керівник ЗВО спільно з керівником проєкту несе повну відповідальність за якість та повноту запровадження завдань проєкту і зобов’язань відповідно до Грантової угоди.

Перед надходженням коштів, повідомляйте банк, у якому розміщено валютний рахунок в євро ЗВО, про те, що це кошти проєкту міжнародної співпраці з ЄС. !!!! Звертаємо увагу, що вже давно немає обов’язкового продажу валютних коштів, проте в будь якому випадку всі проєктні кошти звільнені від обов’язкового продажу валютних коштів – пільги для проєктів МТД (в картці реєстрації вказується Міжнародний договір – Рамкова угода, яка ратифікована Верховною Радою України Законом № 360-VI ( 360-17 ) від 03.09.2008 (якщо застосовується – приклад листа для банку).

Обговоріть і запровадьте механізми забезпечення якості матеріалів та їх розміщення у відкритому доступі на основі відкритої ліцензії відповідно до зобов’язань Грантової угоди. Дотримуйтесь норм та правил академічної доброчесності, запровадьте обов’язкову перевірку розроблених матеріалів на плагіат. Маємо приклади закриття поточного проєкту та нового профінансованого для ЗВО, який допустив плагіат.

Дотримуйтесь повного, своєчасного, точного і якісного виконання зобов’язань за проєктом та результатів, інакше можуть бути застосовані штрафні санкції у вигляді зменшення виплат аж до 75% та виключення ЗВО з усіх проєктів ЄС строком до 5 років.

Відповідно до умов Грантової угоди, дотримуйтесь правил поширення інформації та візуалізації (visibility rules: Visibility of projects, logo and special phrase.) Наприклад, на сайтах, слайдах презентацій, промоційних матеріалах, банерах, розроблених матеріалах навчально-методичного комплексу тощо. У разі відсутності логотипу та відповідної фрази можуть бути застосовані штрафні санкції у вигляді зменшення гранту.

Використовуйте логотипи та вимоги щодо візуалізації, зазначені саме у Вашій Грантовій угоді (Co-funded!!!).

Розробіть банер (рекомендуємо) проєкту з завданнями та очікуваними результатами, використовуйте його під час діяльності проєкту. Зробіть банер для віртуального фону вебінарів.

Звертайтесь до команди Національного Еразмус+ офісу в Україні за консультаціями щодо підготовки документації для реєстрації проєкту, впровадження, розміщення інформації на сайті НЕО в Україні, запрошуйте до участі в заходах, не вагайтесь та звертайтесь коли виникають проблеми чи виклики тощо.

На період воєнного стану, просимо писати нам обов’язково, відразу, як тільки виникають проблеми, чи ставити office@erasmusplus.org.ua у е-листи, які надсилаєте до ЕАСЕА, ми зможемо допомогти терміново вирішити Ваші питання в Брюсселі.

 

КОРИСНІ МАТЕРІАЛИ для виконавців проєктів:

• Перші кроки після перемоги у конкурсі проєктів.
• Інформація для бенефіціарів проєктів на сайті ЕАСЕА щодо підписання грантової угоди.
• Деталізований опис ключових кроків українською мовою та презентація англійською мовою.
• Annotated Model Grant Agreement (Eng) – AGA.
• Неофіційний переклад українською мовою Грантової угоди проєктів 2021-2027 рр.
• Анотована типова грантова угода (Укр).
• Рішення Європейської Комісії про застосування підходів фіксованої ставки та витрат за одиницю для проєктів Програми ЄС Еразмус+ 2021-2027 рр. Оригінал англійською мовою.
• Матеріали вебінару для виконавців проєктів СВНЕ попереднього етапу програми (2020 р.) є актуальними для команд проєктів (фінансово-економічних служб) з точки зору національного законодавства і можуть стати у нагоді новачкам!!!

Проєкти міжнародної співпраці Програми ЄС Еразмус+ запроваджуються відповідно до Грантової і Партнерської Угод з додатками в межах правил Програми у відповідності до національного законодавства та після державної реєстрації набувають статусу МТД – міжнародної технічної допомоги Європейського Союзу Україні.

Проєкти ЄC Програми Еразмус+ (КА2: стратегічні партнерства та розвиток потенціалу; напрям Жан Моне) за участю партнерів з України – відповідно до пункту 11 Постанови Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 153 «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги» (зі змінами) НЕОБХІДНО ОБОВ’ЯЗКОВО ЗАРЕЄСТРУВАТИ в Секретаріаті Кабінету Міністрів України ТА ОТРИМАТИ РЕЄСТРАЦІЙНУ КАРТКУ ПРОЄКТУ. Також проводиться перереєстрація проєкту, якщо відбулись зміни, наприклад: тривалість проєкту подовжено, змінився партнер, партнер змінив назву, змінено перелік обладнання тощо.

Звертаємо увагу, що в період воєнного стану реєстрація та перереєстрація проєктів відбувається, документи подаються/надсилаються тільки в сканованому та електронному вигляді!

Державна (пере)реєстрація проєктів є офіційним визнанням проєкту в Україні, отримання статусу «міжнародна технічна допомога» та, як зазначається в пункті 12 постанови «підставою для акредитації їх виконавців, а також реалізації права на одержання відповідних пільг, привілеїв, імунітетів, передбачених законодавством та міжнародними договорами України».

Як підготувати пакет документів для (пере)реєстрації проєкту в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, запрошуємо дізнатись всі деталі, необхідні документи та кроки із відеопрезентації.

Державна реєстрація проєктів ЄС Еразмус+: підготовка документів та необхідні процедури – 2023

Методичні рекомендації для виконавців проєктів конкурсів Еразмус+ 2021-2027 рр. – Памятка для проєктів – підготовлено в січні 2023 р.

У листі – зверненні до МОН України, як головного бенефіціара проєктів ЄС Еразмус+ у сфері вищої освіти щодо підтримки впровадження проєктів, необхідно вказувати ключові стратегії задля розвитку яких працюватиме проєкт.

Звертаємо увагу на такі ДОКУМЕНТИ:

• Цілі Сталого розвитку відповідно до Національної доповіді, зокрема Ціль № 4 – Якість освіти
• Угода про Асоціацію між Україною та ЄС з питань співробітництва у сферах науки та технологій, освіти, молоді, спорту та громадянського суспільства: Розділ V, Глава 9, Співробітництво у сфері науки та технологій, Глави 23-26, Статті 430-445 з освіти, молоді, спорту та громадянського суспільства
• Road for the EU Membership, July 2022
• Цілі Програми діяльності Кабінету Міністрів України – Постанова КМУ від 12.06.2020 № 471, зокрема у вищій освіті: 1.4. Випускники закладів вищої освіти є конкурентоспроможними фахівцями на ринку праці; 1.5. Українські вчені мають належні умови для досліджень та інтегровані у світовий науковий простір.
• Запровадження положень Закону України “Про вищу освіту”та Закону України “Про освіту”.
• Нова українська школа
• Стратегія розвитку професійно-технічної освіти до 2023 р.
• Стратегія розвитку вищої освіти до 2032 р.
• Національна стратегія із створення безбар’єрного простору в Україні на період до 2030 р.
• Національна молодіжна стратегія до 2030 р.
• Стратегія розвитку фізичної культури і спорту до 2028 р.
• Інші секторальні стратегії відповідно до завдань проєктів.

 

РЕГУЛЮЮЧІ ДОКУМЕНТИ:

• Рамкова угода (Міжнародний договір) між Урядом України і Комісією Європейських Співтовариств, ратифікована Верховною Радою України із заявою Законом від 03.09.2008 р. № 360-VI ( 360-17 ), вступив в дію з 2009 р.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. № 153“Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги”, зі змінами. Постанова затверджує Порядок залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, що містить перелік документів, необхідних для проходження процедури державної реєстрації проєктів (дивіться п.14).
• Податковий Кодекс України
• Митний Кодекс України
• Лист Міністерства доходів і зборів України від 21.02.2014 “Про митне оформлення міжнародної технічної допомоги”
• Інформаційна довідкапро деякі питання щодо звільнення від сплати податку на додану вартість операцій із закупівлі товарів, робіт та послуг на митній території України у рамках проєктів міжнародної технічної допомоги відповідно до міжнародних договорів

 

Детальніше про це та інше для запобігання помилок виконання проєкту

Методичні рекомендації для виконавців проєктів конкурсів Еразмус+ 2021-2027 рр. – Памятка для проєктів – підготовлено в січні 2023 р.

Відповідно до Податкового кодексу України (див. ст. 197.11.) «звільняються від оподаткування операції із: постачання товарів та послуг на митній території України та ввезення на митну територію України товарів як міжнародної технічної допомоги, яка надається відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана у встановленому законодавством порядку; постачання товарів та послуг на митній території України та ввезення на митну територію України товарів, що фінансуються за рахунок міжнародної технічної допомоги, яка надається відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана у встановленому законодавством порядку…».

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. № 153 “Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги”, зі змінами заклад вищої освіти – партнер проєкту в Україні, що реалізує право на податкові пільги, до 20 числа місяця, в якому відбулася реалізація права (напр. закупівля обладнання), «…складає та подає в письмовому та електронному вигляді органові ДФС, в якому перебуває на обліку як платник податків, та в копії Секретаріату Кабінету Міністрів України інформаційне підтвердження за формою згідно з додатком 8 …»до Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги.

Щодо митного оформлення проєктів міжнародної технічної допомоги та пільг оподаткування, запрошуємо ознайомитись з Листом Державної фіскальної служби щодо порядку оподаткування податком на додану вартість операцій з постачання товарів, робіт і послуг, що придбаваються під час реалізації проєкту міжнародної технічної допомоги від 16.01.2016 № 765/6/99-99-19-03-02-15, див. документ та Листом Державної фіскальної служби щодо застосування пільг оподаткування товарів і послуг МТД: від 05.02.2016 № 2502/6/99-95-42-03-15.

Для звільнення від митних зборів, під час оформлення документів ОБОВ’ЯЗКОВО ВКАЗУЄТЬСЯ, що «обладнання придбане в рамках проєкту міжнародної технічної допомоги ЄС проєкту (№___ назва) Еразмус+, який пройшов офіційну реєстрацію, реєстраційна карта №____ додається».

Звертаємо увагу, що вже відмінено обов’язковий продаж валютних коштів, то кошти грантів можуть зберігатись у євро на валютному рахунку, звертайте на це увагу банків.

 

Довідково про проєкти МТД.

Перелік зареєстрованих проєктів міжнародної технічної допомоги та організацій-виконавців, які заявили право на податкові пільги (копії Планів закупівель).

ПЕРЕЛІК НЕОБХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ПІДГОТОВКИ ПАКЕТУ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ ПРОЄКТІВ 2014-2020 та 2021-2027 рр. (Розвиток потенціалу/ стратегічні партнерства/ партнерства співпраці/ напрям Жана Моне/ віртуальні обміни тощо).

 

ПЕРЕРЕЄСТРАЦІЯ ПРОЄКТУ

До пакету для перереєстрації проєкту необхідні такі документи:

• Лист звернення до Секретаріату КМУ від інституції – національного координатора від України (із зазначенням додатків);
• Листи звернення до Секретаріату КМУ від усіх українських партнерів проєкту, які отримують фінансування (такі ж, але вже без зазначення додатків);
• Завірена копія Змін до Грантової угоди про продовження проєкту/зміну партнера/назви організації тощо***;
• Копія реєстраційної картки проєкту;
• Лист підтримки від МОН України у разі, якщо проєкт продовжено на термін 6 місяців і більше (на міністерство надсилається запит про лист підтримки та копія реєстраційної картки проєкту в додатку). У листі запиті до МОН України обов’язково вказуйте виконавця листа та його контакти для можливого уточнення деталей з боку міністерства.
• У разі втрати чинності партнерських угод, завірені копії Змін до партнерських угод українських реципієнтів як партнерів проєкту, підписаних між українським партнером проєкту та координатором/грантоотримувачем проєкту із завіреним перекладом***.
• Якщо буде оновлюватися план закупівель, то додається також два оригінали оновленого плану закупівель. МОН України погоджує план закупівель лише у випадку, коли міністерство є реципієнтом. У решта випадків план закупівель підписується лише координатором-грантоотримувачем проєкту.

Чернетка листа у форматі WORD англ. та укр. мовами (надсилаєте на пошту Національного Еразмус+ офісу в Україні office@erasmusplus.org.ua) та pkrayn@gmail.com, на основі якої готується Лист підтримки від Представництва ЄС в Україні.

Важливо:

• Кожна копія документу та його переклад скріплюються / прошиваються / прошнуровуються разом з перекладом, вказується кількість аркушів, що разом прошиті.
• Перед підготовкою пакету документів на реєстрацію звертайтеся за порадами до команди Національного Еразмус+ офісу в Україні. Відповідальна особа – Петро Крайнік.
• Повний пакет документів на перереєстрацію передається в електронному та паперовому вигляді до Національного Еразмус+ офісу в Україні (вул. Бастіонна, буд. 9, пов. 8, Київ, 01014, Україна)****.

!!! В період воєнного стану документи надсилаються в в сканованому та електронному вигляді електронному вигляді!!!

Будь ласка, звертайтесь в Національний Еразмус+ офіс за консультацією на етапі підготовки пакету документів, не відправляйте самостійно, щоб уникнути помилок та затримати реєстрацію. 

Корисні матеріали та інструкції щодо запровадження проєктів співпраці Еразмус+.

 

*** Кожна копія документу мовою оригіналу прошивається / прошнуровуються разом з її перекладом, вказується кількість аркушів, що разом прошиті. Засвідчується вірність копії оригінального документу та вірність здійсненого перекладу (нотаріальне завірення не вимагається, може бути завірено кафедрою іноземних мов, чи відділом міжнародних зв’язків з печаткою ЗВО).

Наприклад: «Засвідчую вірність цієї копії з оригіналу документа. Прокопенко О.І., посада, назва ЗВО/ організації. Дата, підпис, печатка». «Переклад документу здійснено викладачем кафедри іноземних мов КНТУ Іванютою В.І. Переклад відповідає змісту оригінального документа. Дата, підпис, печатка».

**** У період воєнного стану реєстрація та перереєстрація проєктів відбувається, документи подаються/надсилаються тільки в сканованому та електронному вигляді!!!

 

Переклад та матеріали підготовлено в рамках проєкту ЄС “Національний Еразмус+ офіс в Україні” для безкоштовного розповсюдження і використання, посилання на джерело є обов’язковим (виконавець С. Шитікова, П. Крайнік).

Нагадуємо проєктним командам Erasmus+ CBHE, Jean Monnet, Strategic Partnerships, про необхідність обов’язково зареєструвати проєкт в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, але незалежно від того зареєстровано вже проєкт чи ні, потрібно подавати ЗВІТ!

Відповідно до Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги (Постанова КМУ від від 15.02.2002 №153) та з метою забезпечення поточного моніторингу реципієнти проєктів міжнародної технічної допомоги мають подавати до Міністерства освіти і науки України один раз на півроку картку піврічного/річного моніторингу проєкту, складену за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку (Додаток 3).
Моніторинг проводиться Секретаріатом Кабінету Міністрів України разом з бенефіціаром та уповноваженими представниками партнера з розвитку (за згодою) під час реалізації проєкту (програми) (поточний моніторинг) і на заключному етапі реалізації (заключний моніторинг).

У період воєнного стану звіт надсилати в сканованому та електронному вигляді!

У додатку лист від МОН України та Форма для звітності-Додаток 3  щодо подання звітності впровадження проєктів МТД.

Катки моніторингу подаються з початку дії проєкту, незалежно від того, коли проєкт був зареєстрований, чи не був зареєстрований. Подається одна картка від проєкту, зазвичай координатором проєкту в Україні, де зазначаються заходи всіх реципієнтів, або кожним реципієнтом окремо.

Картки поточного-піврічного моніторингу за період січень-червень мають бути заповнені за формою (Додаток 3), підписані, відскановані та надіслані бенефіціарові – Міністерство освіти і науки України: ‘Шкабко Сергій’ <shkabko@mon.gov.ua> до 10 липня на електронну адресу  з копією в Національний Еразмус+ офіс в Україні office@erasmusplus.org.ua.

Картки поточного-щорічного моніторингу за період січень-грудень мають бути заповнені за формою (Додаток 3), підписані, відскановані та надіслані бенефіціарові – Міністерство освіти і науки України: ‘Шкабко Сергій’ <shkabko@mon.gov.ua> до 10 січня на електронну адресу  з копією в Національний Еразмус+ офіс в Україні office@erasmusplus.org.ua.

ДЛЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАКЛЮЧНОГО МОНІТОРИНГУ ПРОЄКТУ, після його завершення, реципієнти в Україні подають до МОН та е-копію в Національний Еразмус+ офіс картку заключного моніторингу (одна на проєкт) про досягнуті результати згідно Додатку 3 до Порядку – (Додаток 3).

 

Контактна інформація в МОН України: Сергій Шкабко, державний експерт експертної групи з європейської інтеграції директорату європейської інтеграції, бюджетування та узгодження політик Міністерства освіти і науки України, пр. Перемоги 10, м. Київ, 01135, тел.:+38 044 481-32-08, 77-88, shkabko@mon.gov.ua.

Перелік зареєстрованих проєктів міжнародної технічної допомоги.
Перелік організацій-виконавців, які заявили право на податкові пільги (копії Планів закупівель).

Обладнання (Equipment)

Відповідно до правил Програми, координатор і всі партнери проєкту, повинні забезпечити неприбутковість, прозорість, зрозумілість, отримання кошт відповідним працівником, легкість у відслідковуванні Європейською Комісією проведених розрахунків та відображення в звітуванні ЗВО відповідно до законодавства України та внутрішніх регуляцій у разі наявності відповідного Положення (або/та країни-координатора) в рамках правил програми (Про правила програми Erasmus+ Programme Guide)

Важливо пам’ятати, що обладнання є інструментом на виконання завдань проєкту, а не метою і повинно бути придбане якнайшвидше в першу половину періоду виконання проєкту, але не пізніше визначеного періоду у Грантовій угоді – проєктній заявці (інакше може стати не прийнятними витратами).

Обладнання в межах реалізації проєктів купується відповідно до визначеного переліку (який обговорюється з координатором проєкту та може бути уточнено чи переглянуто і обґрунтовано згідно з потребами ЗВО у обладнанні для досягнення відповідних цілей проєкту). Під час формування та уточнення переліку обладнання зверніть увагу, що обладнання – це один із інструментів, необхідних для досягнення завдань проєкту: це можуть бути комп’ютери, сервери, програмне забезпечення, симулятори, відеоконференц-обладнання, професійні тренажери, прилади тощо для лабораторій, моделі, також окреме дослідницьке обладнання, але тільки з метою навчання тощо. Всі витрати на обладнання мають бути без ПДВ (деталі у розділі реєстрація проєктів).

Обладнання може бути придбане в межах тристороннього договору, де Координатор проєкту замовляє обладнання і перераховує кошти напряму Провайдеру обладнання. Провайдер доставляє, встановлює та забезпечує гарантійне обслуговування обладнання у визначений термін, а Отримувач, реєструє в державному казначействі України, приймає на баланс та використовує для виконання завдань проєкту. (Приклад договору розміщено на сайті).

Необхідне дотримання процедур закупівель Коли проєкт зареєстровано, застосовуються правила програми.

Деталі процедур детально прописано в Guidelines for the Use of the Grant, цей документ діяв межаж минулих конкурсів попереднього етапу Програми, тепер він не є частиною грантової угоди, проте розділ щодо закупівель можна використати як приклад розроблення інституційних правил.

В будь якому разі, важливо забезпечити прозорість відбору постачальника та мати внутрішні інституційні процедури.

Закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом п’яти днів з дня їх затвердження.

Якщо міжнародним договором України, згод зовнішньоекономічних у на обов’язковість якого надано Верховною Радою України, передбачено інший порядок закупівлі, ніж порядок, визначений цим Законом, застосовуються положення міжнародного договору України (стаття 6) (кошторис, угода, рахунок, акт виконаних робіт (наданих послуг). Згідно із ст. 189 Господарського кодексу України встановлено, що ціна є істотною умовою господарського договору. Ціна зазначається в договорі у гривнях. Ціни у зовнішньоекономічних договорах можуть визначатися і в іноземній валюті за згодою сторін.

Звільнення від ПДВ послуг відбувається тільки на основі Картки реєстрації проєкту.

Процедура, механізми та вимоги до проведення тендеру та закупівель детально прописана у відповідному розділі Грантової угоди та рекомендацій з використання гранту й в Партнерській угоді, важливо обов’язково ознайомитись з підтверджувальними документами, які потрібно зберігати у кожного партнера з України.

ВАЖЛИВО! «Постачання товарів/послуг у межах проєкту міжнародної технічної допомоги (МТД) та в межах плану закупівлі товарів, робіт і послуг, що придбавають виконавці проєктів МТД за кошти МТД, не оподатковують ПДВ. У договорі зазначають «Без ПДВ». За постачання товарів/послуг виконавцю проєкту МТД постачальник складає податкову накладну на звільнену операцію та реєструє в ЄРПН. Зокрема, у графі 9 такої податкової накладної постачальник зазначає код пільги. «За постачання товарів і послуг на митній території України постачальник станом на 07.06.2017 зазначає: як МТД код пільги – 14060523; що фінансують за рахунок МТД – 14060524. За постачання звільнених операцій у межах МТД податкових зобов’язань відповідно до пункту 198.5 Податкового кодексу України не нараховують.

Щоб підтвердити застосування пільги з ПДВ під час постачань у межах проєкту МТД, постачальник зберігає копії: реєстраційної картки проєкту, засвідчену печаткою донора або виконавця проєкту; плану закупівлі, засвідчену печаткою донора або виконавця проєкту; контракту на постачання товарів, виконання робіт та надання послуг, засвідчену підписом і печаткою виконавця проєкту. У контракті зазначають, що товари, роботи і послуги придбавають коштом проєкту МТД та відповідають категорії товарів, робіт і послуг, зазначених у плані закупівлі. Якщо закупівлю проводить один партнер на всіх і Ви маєте ЗВО, який не підпорядкований МОН України, необхідно передбачити час та ознайомитись з процедурами передачі такого обладнання у МОН України, якщо буде потрібно, важливо проконсультуватись у відділі з питань обліку державного майна МОН України за телефоном: +38(044)4814787.

Якщо всі підпорядковані МОН України, то ЗВО відповідальний за закупівлі ставить на позабалансовий рахунок для тимчасового зберігання та передання всім партнерам.

Методичні рекомендації для виконавців проєктів конкурсів Еразмус+ 2021-2027 рр. – Пам’ятка для проєктів 2022 p. – підготовлено в січні 2023 р.

Презентація про закупівлю обладнання

Презентації вебінару про особливості закупівлі обладнання для минулого етапу є актуальним і для роєктів нового етапу.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДЛЯ ВИКОНАВЦІВ ПРОЕКТІВ ЕРАЗМУС+: РОЗВИТОК ПОТЕНЦІАЛУ ВИЩОЇ ОСВІТИ – CBHE проєктів переможців конкурсів 2015-2020 рр. (ПАМ’ЯТКА) – оновлено у вересні 2022 р.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ, ЗАКОНОДАВСТВО, ШАБЛОНИ, ПЕРЕКЛАДИ та інше – оновлено в червні 2022 р.